Diese 4 Projektmanagement-KPIs sind entscheidend für das Performance-Management

Veröffentlicht am 1.9.2021 von Olivia Montgomery und Rosalia Pavlakoudis

Projektmanagement-KPIs für das Performance-Management

Heutzutage ist es leicht, immense Mengen an Daten zu sammeln und zu speichern. Viele kleine Unternehmen erfassen daher deutlich mehr Daten als nötig und stehen anschließend vor dem Problem, relevante Erfolgskriterien festzulegen und Entscheidungen zu treffen.

If you’re tracking everything, you’re not paying attention to anything: Wer alles erfassen will, hat nichts davon wirklich im Blick.

Gartner teilt diesen Gedanken: „Mehr KPIs und Metriken bedeuten nicht unbedingt ein besseres Projektmanagement. Ein Key Performance Indicator (KPI) sollte dabei helfen, den Fortschritt zu einem bestimmten Ziel zu messen. Wenn er das nicht tut, lohnt es sich nicht, ihn zu messen und zu verfolgen.“ (Vollständiger Report in Englisch für Gartner-Kunden verfügbar.)

In diesem Leitfaden stellen wir vier Projektmanagement-KPIs und Berechnungsformeln vor, mit denen kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) die Projekt-Performance auswerten und verbessern können. Mit diesen Daten kann die Projektleitung Risiken wie unerwartete Kostenabweichungen oder ungenaue Projektkostenschätzungen reduzieren. Außerdem soll es darum gehen, welche Softwarefunktionen am wichtigsten sind, um Projektmanagement-Ziele zu erreichen.

Projektmanagement-KPI-Beispiele: 4 nützliche KPIs für kleine Unternehmen

Welche Projektmanagement-KPIs genau nachverfolgt werden sollten, hängt von den eigenen Geschäftszielen ab. Einige standardmäßige Leistungskennzahlen haben sich jedoch über verschiedene Branchen hinweg als nützlich erwiesen, beispielsweise für Softwareentwicklung, Marketing und PR.

Was ist ein Key Performance Indicator?
KPIs bzw. Leistungskennzahlen oder Projektmetriken sind spezifische Datenpunkte, mit denen der Erfolg eines Projekts gemessen wird. Zentrale Anwendungsbereiche sind üblicherweise das Zeit- und Budgetmanagement einschließlich der Berechnung der geplanten Kosten (d. h. des geplanten Budgets) im Vergleich zu den tatsächlich anfallenden Kosten.

Die vier zentralen Projektmanagement-KPIs sind Folgende:

1. Return on Investment (ROI)

Der ROI misst die Rendite einer Investition und hilft so, den Projektwert zu quantifizieren.

Kleine Unternehmen können mit dieser Projekt-KPI den zu erwartenden Ertrag verschiedener Projektarten vergleichen. Diese Informationen helfen bei der Entscheidung, welche Projekte im Portfolio kurzfristig priorisiert und welche Arten von Initiativen zukünftig finanziert werden sollen.

Nach der folgenden Formel wird der ROI eines Projekts berechnet:

Berechnung: ROI = (Gewinn aus der Investition minus Kosten der Investition) geteilt durch die Kosten der Investition

Bei der Bestimmung der Investitionskosten sollten Faktoren wie Reisekosten, Budgets verschiedener Abteilungen und Löhne berücksichtigt werden.

Als Beispiel sollen an dieser Stelle einige häufige Vorteile und Kosten der Investition in neue Projektmanagementsoftwre dienen, die bei der ROI-Berechnung helfen:

Vorteile und Kosten von Projektmanagementsoftware
Vorteile und Kosten von Projektmanagementsoftware

2. Cost Performance Index (CPI)

Der CPI (Kostenleistungsindex) zeigt, wie effizient das Projektbudget verwendet wird.

So lassen sich die mit einem Projekt verbundenen tatsächlichen Kosten besser verstehen. Außerdem bieten die Daten eine Grundlage zum Prognostizieren der zukünftigen Leistung, was wiederum hilft, Gelder besser auf Projekte zu verteilen.

Berechnung: CPI = erzielter Wert (Earned Value, EV) / Istkosten (Actual Cost, AC)

Erzielter Wert (EV) und Istkosten (AC)
Berechnung des CPI als Projektmanagement-KPI

Wenn das Ergebnis eine Zahl größer als eins ist, kann erwartet werden, dass das Projekt bei der Fertigstellung unter den geschätzten Kosten bleibt. Wenn das Ergebnis jedoch unter eins liegt, ist mit einer Überschreitung des Budgets zu rechnen.

3. Schedule Performance Index (SPI)

Der SPI (Planleistungsindex) zeigt, wie erfolgreich der Zeitplan eines Projekts eingehalten wird.

Kleine Unternehmen können mit dieser Projektmanagement-Kennzahl ermitteln, wie schnell das Projektteam arbeitet, und zukünftige Projekte auf Grundlage dieser realen Leistungsindikatoren genauer planen.

Besonders hilfreich ist das für Unternehmen bei der Angebotsabgabe für Projekte, da sie zuversichtlich sagen können: „Unser Projektteam arbeitet mit dieser Geschwindigkeit, und wir können in der vorgegebenen Zeit diese Menge an Arbeit erledigen.”

Berechnung: SPI = erzielter Wert (Earned Value, EV) / geplanter Wert (Planned Value, PV)

Erzielter Wert (EV) und geplanter Wert (PV)
Berechnung des CPI als Projektmanagement-KPI

Berechnung des SPI als Projektmanagement-KPIWenn das Ergebnis eine Zahl größer als eins ist, kann erwartet werden, dass das Projekt vor dem anvisierten Termin fertiggestellt wird. Wenn das Ergebnis jedoch unter eins liegt, ist der Fortschritt zu langsam und das Projekt wird vermutlich verspätet fertiggestellt.

4. Ressourcenkapazität

Die Verfügbarkeit von Angestellten wird schnell einmal überschätzt. Dies kann katastrophale Auswirkungen auf den Projekterfolg und auf das gesamte Portfoliomanagement haben.

Funktions- und Projektmanager können anhand dieser Kennzahl sehen, wie viele Vollzeitmitarbeiter für die Arbeit an Projekten verfügbar sind. Anschließend können sie je nach Projektpriorität Ressourcen zu Projekten zuweisen.

Berechnung: Ressourcenkapazität = (Anzahl der Personen) (Verfügbarkeit)

Die Ressourcenkapazität berechnet sich durch die Multiplikation der Zahl der verfügbaren Arbeitskräfte mit der Zeit, die ihnen für die Arbeit an Projekten zur Verfügung steht. Dabei ist zu bedenken, dass Angestellte realistischerweise weniger als 50 % ihres Arbeitstages Projekten widmen können.

Mit Projektmanagement-KPIs die Projektleistung messen

Beginne mit einer Projektmanagement-Performance-Strategie, die „S.M.A.R.T.“ ist, also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Dies umfasst die folgenden Schritte:

Prozess für eine S.M.A.R.T.e Performance-Management-Strategie
Projektmanagement-KPIs für eine S.M.A.R.T.e Projektmanagement-Performance-Strategie

Achte auf Einheitlichkeit. KPIs zeigen Trends im Laufe der Zeit. Deshalb ist es wichtig, ein einheitliches Set an Metriken festzulegen, mit denen die Performance über mehrere ähnliche Projekte hinweg gemessen wird (einschließlich ggf. abgebrochener Projekte).

Expertentipp: KPIs müssen nicht nur „messbar“, sondern auch „managebar“ sein. Realistischerweise können drei bis fünf Leistungsindikatoren gleichzeitig verfolgt werden.

Sind es mehr, können Projekte nicht mehr effektiv verbessert oder Transformationen vorangetrieben werden, da einfach zu viele Faktoren im Spiel sind und schlüssige Analysen schwierig werden.

Projektmanagementsoftware mit den richtigen Funktionen finden

Vergleiche verschiedene Tools, mit denen du Projektmanagement-KPIs messen und den Projekterfolg überwachen kannst, und achte dabei auf die folgenden Funktionen:

Projektplanung Wichtige Projektpfade visuell darstellen (häufig mithilfe von Gantt-Diagrammen), zentrale Meilensteine identifizieren, Abhängigkeiten und Beschränkungen aufzeigen und Aufgaben an das Team zuweisen. Baselines für Projektumfang, Budget und Zeitplan festlegen.
Projekt-Tracking Tatsächliche Werte mit Schätzungen vergleichen (z. B. tatsächliche vs. geplante Ausgaben und Zeitpläne) und Stakeholder über den Status informieren. Daten zusammenführen, ein KPI-Dashboard erstellen und Projektstatusberichte erstellen.
Risikomanagement Die positiven und negativen Ereignisse im Projektverlauf im Griff behalten. Risiken identifizieren, ihre Auswirkungen untersuchen (qualitative und quantitative Analysen), reagieren und die Folgen überwachen und kontrollieren.
Budgetplanung Ausgaben verwalten, tatsächliche Kosten mit budgetierten Kosten abgleichen und die finanzielle Performance nachverfolgen. Probleme frühzeitig erkennen, Warnungen bei Budgetüberschreitungen erhalten und gegensteuern. Prognosen zu Umsatz und Rentabilität erstellen.
Ressourcenmanagement Die Fähigkeiten und Qualifikationen von Personal im Blick behalten, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit verfolgen und Personal entsprechend Projekten zuweisen. Den Personalbedarf prognostizieren und proaktiv neues Personal einstellen und schulen.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Projektmanagement Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

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Über den Autor oder die Autorin

Content Analyst für GetApp und Software Advice. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

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