Bewertungskriterien für die Softwareauswahl: In 5 Schritten zur richtigen Software

Bei Business-Software geht es nicht darum, ob man sie braucht, sondern welche Software man braucht. Konkrete Bewertungskriterien für die Softwareauswahl helfen, bei der Vielzahl an Möglichkeiten nicht zu sehr den Überblick zu verlieren.

Stacy Caprio (Link in Englisch), die Gründerin von Growth Marketing, entschied sich für eine beliebte Lösung für das E-Mail-Marketing, aber stellte nach einer Weile fest, dass diese finanziell nicht sinnvoll war. Sobald ihre Abonnentenliste auf über 2.000 Personen wuchs, wurde das Tool allmählich zu teuer und sie musste schließlich zu einem anderen wechseln.

Solche Situationen gehören in Unternehmen zum Alltag, doch sie sind vermeidbar. Eine umfassende Recherche und Evaluierung anhand von Bewertungskriterien helfen, Fehler bei der Softwareauswahl zu vermeiden, die später teure Folgen haben können, etwa wenn das Unternehmen den Anbieter wechseln muss oder Kunden verliert.

Daher ist es ratsam, eine detaillierte Bewertungsstrategie zu nutzen, die für fundierte Entscheidungen bei der Softwareauswahl sorgt. Die Strategie sollte verschiedene Aspekte wie die technischen Merkmale und Funktionen des Tools, die Supportangebote des Anbieters und die Gesamtbetriebskosten umfassen. Auch die individuellen Prozesse und Anforderungen des eigenen Unternehmens spielen eine wichtige Rolle.

Eine solche Strategie von Grund auf neu zu entwerfen kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Daher haben wir dir hier eine Vorlage zusammengestellt.

1. Führe eine Bedarfsanalyse durch: Das „Warum“ kommt vor dem „Wie“

Du kannst ein Softwaretool nicht beurteilen, wenn du nicht zuvor das gewünschte Ergebnis vom Einsatz dieser Software festgelegt hast. Um zu wissen, wie gut ein Tool ist, musst du zunächst die zentralen Probleme identifizieren, die du mit dem Tool beheben möchtest. Bevor du ein Onlineshop-System testest, kannst du dich beispielsweise fragen:

• Entgehen uns mögliche höhere Verkaufszahlen dadurch, dass wir keinen Onlineshop haben?
• Sind unsere Kunden mit der aktuellen User Experience (UX) unzufrieden?
• Werden die Kosten für die Wartung interner Server zu hoch? Wäre es sinnvoller, ein cloudbasiertes Tool zu abonnieren?

Wenn du das „Warum“ verstanden hast, wird es einfacher, das „Wie“ festzulegen und Tools, die für dich nicht relevant sind, aus der Suche auszuschließen. Wenn du deinen Kunden ein besseres Nutzungserlebnis bieten möchtest, kannst du nach Tools suchen, die eine Galerie mit vorgefertigten Vorlagen, ein nutzungsfreundliches Warenkorbmodul und einen unkomplizierten Checkout-Prozess bieten.

FAQ: Welche Punkte sollten vor dem Softwareauswahlprozess unbedingt bedacht werden?
Antwort: Bevor du mit der Softwareauswahl beginnst, solltest du die folgenden Fragen beantworten:

• Wer leitet den Auswahlprozess?
• Welches Budget ist verfügbar?
• Welche Genehmigungen müssen eingeholt werden?
• In welchem Zeitrahmen soll die Auswahl stattfinden?

Hierbei geht es darum, Arbeitsabläufe festzulegen, alle nötigen Genehmigungen einzuholen und Verantwortlichkeiten zu verteilen.

2. Identifiziere „Must-have“-Funktionen: Schaffe deinen eigenen Maßstab

Sobald du definiert hast, welche Probleme das Tool lösen soll, notiere eine Liste von Funktionen, die dafür benötigt werden. Liste neben den „Must-have“-Funktionen auch die „Nice-to-have“-Funktionen auf.

Bei der Onlineshop-Software könnten Must-haves beispielsweise eine ansprechende Bildergalerie mit Editor, ein Warenkorbmodul und ein Checkout-System sein. Ein Website-Farbschema, das sich automatisch anpasst, wäre ein Nice-to-have.

Sobald du Klarheit darüber gewonnen hast, welche Funktionen du brauchst, ist es an der Zeit, die Tools aufzulisten, die diesen Kriterien entsprechen. Angesichts der Vielzahl an Tools, die auf dem Markt verfügbar sind, kann diese erste Auswahl herausfordernd sein.

Du kannst dir die Softwareauswahl erleichtern, indem du einen Blick auf unsere Listen mit erstklassig bewerteten Tools wirfst, beispielsweise den FrontRunners-Report (Link in Englisch). Unabhängige Plattformen wie SoftwareAdvice, die Produkte auf Basis von Nutzerbewertungen auflisten, helfen ebenfalls bei der Auswahl.

Es ist in Ordnung, einiges an Zeit mit diesem Schritt zu verbringen, denn er legt den Grundstein für die gesamte weitere Auswahl. Dein Fokus sollte darauf liegen, eine möglichst umfassende Liste an Tools zu erhalten.

FAQ: Was ist eine Software-Scorecard und wie hilft sie mir weiter?
Antwort: Eine Scorecard hilft dir, die Funktionen eines Tools zu quantifizieren und mit anderen Optionen zu vergleichen. Dazu musst du ein wenig rechnen!

Erstelle eine Liste deiner Must-have- und Nice-to-have-Funktionen und gewichte sie, das heißt, weise ihnen jeweils einen Zahlenwert zu, je nachdem, wie wichtig und relevant sie für deinen Prozess sind. Je relevanter und wichtiger eine Funktion, desto höher die Zahl. Die Summe für alle Funktionen sollte insgesamt 100 ergeben.

Bewerte anschließend die individuellen Funktionen eines Tools auf einer Skala von 1–5 und berechne mit der folgenden Formel einen gewichteten Score:

Wenn du beispielsweise eine Funktion eines Tools mit 2 bewertet hast und diese eine Wichtigkeit von 25 hat, ist der gewichtete Score (25/5) x 2 = 10.

Berechne diesen gewichteten Score für jede einzelne Funktion und rechne die Werte zusammen, um den Gesamt-Score zu erhalten. Nachdem du dies für jedes Tool berechnet hast, kannst du die Scores vergleichen und sehen, welches Tool am besten abschneidet.

3. Wähle einen Anbieter aus – und damit eine dauerhafte Zusammenarbeit

Bei der Softwareauswahl kommt es nicht nur auf die technischen Funktionen eines Tools an, sondern auch an den Anbieter sollten einige Bewertungskriterien angelegt werden. Schließlich entscheidet man sich üblicherweise für eine lange Zeit für ein bestimmtes Softwaretool. Die folgenden Kriterien helfen dabei, Anbieter zu beurteilen:

• Bereitstellungsoptionen: Verschiedene Anbieter bieten verschiedene Bereitstellungsoptionen, beispielsweise On-Premises, SaaS oder Cloud-ERP. Jede dieser Optionen unterscheidet sich im Hinblick auf Datenspeicherung, Wartung, Support, Updates und mehr. All das gilt es zu bedenken, bevor ein bestimmter Anbieter gewählt wird.
• Kundensupport: Auch der Kundensupport unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Manche Anbieter bieten beispielsweise Support per E-Mail, Telefon oder Chat, andere nur über Support-Tickets. Teils ist der Support kostenlos verfügbar, teils kostenpflichtig.
• Zusätzliche Schulungen: Je nachdem, wie komplex ein Tool ist, benötigt dein Team unter Umständen zusätzliche Schulungen vor der Verwendung. Einige Anbieter bieten kostenlose Schulungen oder Materialien wie Leitfäden oder Videoanleitungen an, bei anderen sind sie kostenpflichtig.

FAQ: Wie kann ich verschiedene Anbieter effektiv vergleichen?
Antwort: Dafür gibt es viele Möglichkeiten: Du kannst die Websites der Anbieter besuchen, Fallstudien lesen und auf unabhängigen Websites die Reviews von Nutzenden lesen. Falls du eine Person kennst, die ein Produkt bereits verwendet, frag sie nach ihrem Feedback zum Anbieter.

Es lohnt sich auch, auf Nachrichtenportalen nach Neuigkeiten zu einem Anbieter zu suchen und herauszufinden, ob er in Datensicherheitsverletzungen involviert war oder wegen seiner Preisgestaltung kritisiert wurde.

4. Berechne die Gesamtbetriebskosten einschließlich Vorabkosten und versteckter Kosten

Sobald du die für deine Anforderungen relevantesten Tools aufgelistet hast, berechne ihre Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership).  Gartner (Link in Englisch) definiert die Gesamtbetriebskosten in der IT als die Summe für die „Anschaffung von Hard- und Software, Verwaltung und Support, Kommunikation, Ausgaben für Endnutzer und die Opportunitätskosten durch Ausfallzeiten, Schulungen und andere Produktivitätsverluste“.

Sie setzen sich aus den folgenden Kosten zusammen:

• Initiierungskosten des Projekts: Wenn du ein Legacy-System ersetzt, rechne die Kosten dafür mit ein, das alte System zu deaktivieren oder es betriebsbereit zu halten, bis es ersetzt worden ist.
• Kosten für die Ersteinrichtung: Hierzu gehören die Kosten für die Installation, Implementierung und Einrichtung des Tools sowie die Kosten beim Hardware- und Softwarekauf.
• Laufende Kosten: Dies sind die Kosten, die dafür anfallen, das Tool dauerhaft in Betrieb zu halten und zu warten. Dazu gehören Wartungsgebühren für Server und Netzwerkgeräte, jährliche Upgrade-Kosten und die Kosten für das technische Supportpersonal und die Verwaltung.
• Prognostizierte Kosten (5 Jahre): Schätze anhand der Kosten für die Ersteinrichtung und der laufenden Kosten die in den nächsten fünf Jahren zu erwartenden Kosten. An dieser Stelle sollten auch Abschreibungs- und Amortisierungskosten einbezogen werden. In Summe lassen dich diese Kosten die Gesamtbetriebskosten eines Tools abschätzen.

• FAQ: Wie unterscheiden sich die Gesamtbetriebskosten bei On-Premises- und SaaS-Bereitstellungen?
  Antwort: On-Premises-Bereitstellungen erfordern üblicherweise höhere Anfangsinvestitionen als SaaS. Auch die Kosten für Lizenzen und Abonnements, Wartung und Support, Datenmigration und Hardware sind unterschiedlich. Unser TCO-Rechner für On-Premises-Software und SaaS (Link in Englisch) gibt dir einen ersten Eindruck von den Unterschieden.

  5. Sprich mit den Stakeholdern und entscheidet als Team

  Beziehe unbedingt alle Personen in die Entscheidung mit ein, auf die sich die Softwareauswahl auswirkt, beispielsweise die Endnutzer des Tools oder die Teams, die Prozesse zur Effizienzsteigerung leiten. Je mehr unterschiedliche Perspektiven du hörst, desto besser.

  Die folgenden Methoden helfen, sicherzustellen, dass alle zu Wort kommen:

  • Umfragen: Wenn viele Stakeholder involviert sind, ist es manchmal schwierig, mit allen persönlich zu sprechen. In diesen Fällen lohnt es sich, mit Umfragen Feedback einzuholen. Erstell eine Umfrage in Google Forms oder anderen Umfragetools und analysiere die Ergebnisse.
  • Brainstorming als Gruppe: Wenn möglich, nehmt euch Zeit für ein Brainstorming als Gruppe. Dabei können Zweifel und Vorbehalte ausgeräumt werden und du erhältst im Frage- und Antwort-Prozess wertvolles Feedback.
  • Individuelles Feedback: Führe mit Senior-Stakeholdern, die im Entscheidungsprozess wichtig sind, aber wenig Zeit haben, persönliche Gespräche.

FAQ: Wie kann ich Umfragen effektiv durchführen?
Antwort: Identifiziere die wichtigsten Bereiche, zu denen du Feedback erhalten möchtest, und überlege dir bei einem Brainstorming dazu jeweils relevante Fragen. 10–15 Fragen sind optimal.

Sobald die Fragen feststehen, überlege, wie du die Umfrage am besten durchführst.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Sie stellen keine Empfehlung von Software Advice dar.