Was bedeutet Point of Sale? Gründe für ein POS-System

Bei POS-Systemen überschneiden sich Vertrieb, Bestandsverwaltung, Zahlungsabwicklung und Kundenmanagement. Sie sind also für zahlreiche Unternehmen eine große Hilfe. Doch was bedeutet Point of Sale genau und worauf sollte man beim Kauf achten?

Der Betrieb eines Einzelhandelsgeschäfts erfordert zahlreiche Fähigkeiten in den Bereichen Verwaltung, Management und Marketing. Alles muss jederzeit reibungslos laufen, von der Bestands- und Lagerverwaltung bis zum Erstellen monatlicher Verkaufsberichte.

Ein effizientes Point-of-Sale-System (POS) kann bei all diesen Prozessen einen großen Unterschied machen. Idealerweise wird es bereits frühzeitig implementiert, bevor man es benötigt. In diesem Artikel beantworten wir die Fragen: Was bedeutet Point of Sale eigentlich, was ist ein Point-of-Sale-System und wie wählt man die beste Lösung für das eigene Geschäft oder Restaurant? Wir haben mit zwei Branchenexpertinnen gesprochen, die uns erzählen, worauf es ankommt.

Was bedeutet Point of Sale und was ist ein POS-System?

Ein Point of Sale ist ein Ort, an dem ein Produkt im direkten Kontakt mit der Kundschaft verkauft wird, etwa ein Geschäft, eine Tankstelle oder ein Restaurant. Über das Point-of-Sale-System (POS) wird die Zahlung für die Produkte oder Dienstleistungen getätigt. Jedes Mal, wenn eine Person einen Kauf tätigt, erfolgt somit eine Point-of-Sale-Transaktion.

Moderne Point-of-Sale-Software verarbeitet beispielsweise Kartenzahlungen, doch sie kann auch noch viel mehr: Händler und Restaurants können mit POS-Software beispielsweise kontaktlose Zahlungsoptionen anbieten, Onlineshop-Funktionen integrieren und mehr.

Mit dem richtigen Point-of-Sale-System für das eigene Unternehmen kann man viel Mühe bei der manuellen Dateneingabe vermeiden und Fehler verhindern. Viele dieser Systeme ähneln sich, aber es gibt einige zentrale Funktionen verschiedener Systeme, die einen großen Unterschied machen können. Daher lohnt sich die Suche nach dem System, das für einen am besten passt. So gibt es beispielsweise Systeme, die Kleidungsgeschäfte mit hohem Lagerverwaltungsbedarf unterstützen, die Integration von Waagen erleichtern oder serviceorientierten Cafés und Restaurants helfen, ihre Speisekarte zu optimieren.

Das POS-System ist ein wichtiger Knotenpunkt für die Verwaltung des Geschäfts: Hier kommen Vertrieb, Bestandsverwaltung, Zahlungsabwicklung und Kundenmanagement zusammen.

Die Vorteile eines POS-Systems liegen auf der Hand: Allein schon die Berichts- und Analysefunktionen bieten Unternehmen eine Menge Möglichkeiten, Chancen zum Steigern ihrer Verkaufszahlen zu finden. Nichtsdestotrotz nutzen immer noch viele Unternehmen manuelle Methoden wie Registrierkassen, Buchhaltungssoftware und Tabellenkalkulationen, um Transaktionen zu verarbeiten und Umsätze zu erfassen.

Der Grund dafür liegt oft darin, dass das Implementieren neuer Technologien eine Herausforderung sein kann – besonders dann, wenn diese Technologien grundlegend für die Geschäftsprozesse sind. Doch der Verzicht auf ein POS-System hat negative Konsequenzen, deren sich Händler bewusst sein sollten.

Für eine fundierte Kaufentscheidung ist es zunächst wichtig zu verstehen: Was ist ein Point-of-Sale-System, welche Hardware- und Softwarekomponenten umfasst es und welche Funktionen bietet es?

Softwarekomponenten eines POS-Systems

Jedes POS-System besteht aus Software- und Hardwarekomponenten, die den täglichen Betrieb des Unternehmens einfacher und schneller gestalten. Dabei stehen unterschiedliche POS-Softwareoptionen mit verschiedenen Vor- und Nachteilen zur Verfügung.

Wichtig ist zunächst der Unterschied zwischen einem vor Ort installierten On-Premises-POS-Terminal und einem cloudbasierten POS-System bzw. einer gehosteten POS-Lösung:

Für einen kleinen Second-Hand-Laden mit nur einer Registrierkasse könnte beispielsweise ein On-Premises-POS-System am besten geeignet sein. Die Ladeninhaber erwerben die Software, installieren sie, hosten sie auf ihrem eigenen Computersystem und aktualisieren sie nach Bedarf. Außerdem müssen sie eigene POS-Hardware kaufen oder leihen, etwa Barcode-Scanner, Kassenschublade, Kartenlesegerät, Belegdrucker und mehr.

Ein Restaurant mit mehreren Standorten und zahlreichen Kassenterminals hingegen profitiert vermutlich von einem cloudbasierten POS-System mit zentralisierter Zahlungsabwicklung, Bestandsverwaltung, Kundenbindungsprogramm und mehr. Das Restaurant benötigt ebenfalls POS-Hardware wie Terminals, Kassenschubladen und Tablets, aber alle Systeme kommunizieren miteinander.

Marylise Tauzia, Product Marketing and Evangelism Lead bei Square, nennt einfache Integrationsmöglichkeiten als entscheidendes Kriterium beim Kauf von POS-Software.

„Flexibilität ist unverzichtbar. Damit die Kosten kontrollierbar bleiben, sollte man darauf achten, dass der POS-Anbieter mit dem gewählten Zahlungsabwickler/Gateway zusammenarbeitet. Wer bereits andere Softwareösungen verwendet, die für geschäftliche Abläufe entscheidend sind, sollte sicherstellen, dass das POS-System nahtlos in sie integriert werden kann, damit sie weiter verwendet werden können.“

Restaurants können beispielsweise Apps zur Online-Bestellung und Lieferung nutzen, die sich in das neue Restaurant-POS-System integrieren lassen, sodass die Kundschaft direkt über die App bezahlen kann.

Hardwarekomponenten eines POS-Systems

Für ein Point-of-Sale-System sind üblicherweise die folgenden physischen Komponenten erforderlich:

Monitor/Tablet: Hier werden die Produktdatenbank und andere Funktionen angezeigt und verwendet, etwa um den Arbeitsbeginn von Angestellten zu registrieren oder Verkaufsberichte anzuzeigen. Tablets – besonders iPads – sind ein beliebter Ersatz für größere Monitore.

Barcode-Scanner: Barcode-Scanner automatisieren den Bezahlprozess. Beim Scan werden Produktinformationen abgerufen und zum Gesamtbetrag an der Kasse hinzugefügt. Außerdem lassen sich Barcode-Scanner in Bestandsverwaltungssysteme integrieren und somit automatisch an den Lagerbestand anpassen.

Kreditkartenlesegerät: Sichere, EMV-konforme Kreditkartenlesegeräte sind heutzutage unverzichtbar. Schließlich sind nur noch wenige bereit, ausschließlich bar zu bezahlen.

Belegdrucker: Das Senden von Belegen per E-Mail oder SMS wird zwar immer beliebter, aber Papierquittungen sind nach wie vor unverzichtbar, um einen schnellen Überblick über Käufe oder Rückgaben zu bieten.

Kassenschublade: Über eine bargeldlose Gesellschaft wird zwar immer wieder geredet, doch noch sind wir weit davon entfernt. Bis dahin muss jedes Geschäft Bargeld sicher aufbewahren können. Ein Vorteil von Bargeld: Es fallen keine Kreditkartengebühren an.

Wichtige Funktionen eines POS-Systems: Darauf ist beim Kauf zu achten

In einem Einzelhandelsgeschäft fallen viele lästige Aufgaben an, die mit dem richtigen POS-System stark vereinfacht und optimiert werden können.

Einzelhändler und Restaurants sollten bei der Auswahl eines POS-Systems auf folgende zentrale Funktionen achten:

Verkaufsberichte: Grundsätzlich bieten die meisten POS-Systeme eine Übersicht über die Verkäufe. Der Unterschied besteht darin, wie diese Zahlen aufbereitet werden, wie leicht welche Daten zugänglich sind und wie viele Details verfügbar sind.

Idealerweise sollte ein POS-System Folgendes ermöglichen:

• Detaillierte Verkaufsberichte generieren (auf Basis von Produkten, Arbeitsstunden, Angestellten, Gesamtkosten der verkauften Artikel, Gesamtumsatz, Nettogewinn, prozentualer Gewinn, Bruttomarge)
• Schnelle Übersichten und Diagramme zur Verkaufsleistung des Geschäfts bieten

Bestandsverwaltung: Die Bestandsverwaltung gehört zu den wichtigsten Funktionen eines POS-Systems und informiert darüber, wann es Zeit ist, bestimmte Produkte nachzukaufen.

Ein POS-System sollte Folgendes ermöglichen:

• Produkte digital scannen und zählen
• Produktvarianten erstellen (Größe, Farbe) und den Bestand verwalten
• Bestandselemente mit einer eindeutigen Seriennummer identifizieren
• Bestände über mehrere Standorte hinweg verfolgen
• Nahtlose Bestellungen ermöglichen, etwa durch die automatische Nachbestellung von Bestsellern
• Käufe und Bestellungen in einer Bestellung zusammenführen

Kundenmanagement: Starke Kundenbeziehungen sorgen dafür, dass die Kundschaft treu bleibt und wiederkommt. Ein POS-System sollte Customer Relationship Management-Funktionen (CRM) umfassen, um alle Kundendaten im Blick zu behalten.

Ein POS-System sollte Folgendes ermöglichen:

• Verkäufe/Transaktionen mit Personen verknüpfen
• Den Verlauf von Kundenkäufen speichern
• Kundendaten wie Name, Alter, Geburtstag, Telefonnummer und E-Mail-Adresse speichern
• Per E-Mail-Marketing mit der Kundschaft in Kontakt bleiben
• Ein Treueprogramm erstellen (in fortgeschritteneren Systemen verfügbar)

Personalmanagement und -berichte: Die Leistung der Angestellten ist entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts. Dabei kann es hilfreich sein, Vertriebsziele zu setzen und zu wissen, wer die erfolgreichsten Angestellten sind oder wer zusätzliches Coaching benötigt.

Ein POS-System sollte Folgendes ermöglichen:

• Angestellte zum System hinzufügen
• Zeitpläne für Angestellte auf Basis prognostizierter Aktivitäten erstellen und bearbeiten
• Zeitpläne per E-Mail an das Personal senden
• Wochenarbeitszeiten und Überstunden erfassen
• Analysieren, wer die beste Leistung erbringt

Das beste POS-System wählen: Wichtige Fragen

Händler, die zum ersten Mal ein POS-System erwerben, sollten eine Liste von Must-have-Funktionen erstellen und das Gespräch mit anderen, in einem ähnlichen Bereich tätigen Geschäftsbetreibern suchen. Von diesen können sie erfahren, welche POS-Systeme sie nutzen und womit sie zufrieden oder unzufrieden sind.

„Anschließend gilt es, Lösungen zu vergleichen: Decken die Anbieter die Punkte ab, die für das eigene Unternehmen wichtig sind? Bieten sie eine sichere, nutzungsfreundliche, leicht zu wartende und moderne Lösung?“, sagt Tauzia.

Usability und Flexibilität sind dabei besonders entscheidend. „Wichtig sind neben der Benutzerfreundlichkeit und flexiblen Preisen auch die Datensicherheit, die Haltbarkeit der Hardware und die Qualität des Kundenservices. Außerdem sollte das System nützliche handlungsrelevante Informationen liefern“, sagt Yamarie Grullon, Director of Content Strategy and Social Media bei Shopkeep.

Vor der Wahl eines Softwareanbieters lohnt es sich, den infrage kommenden Anbietern einige wichtige Fragen zu stellen,

beispielsweise:

Kann das POS in meine bestehenden Tools integriert werden?

Wenn bereits eine Website oder Buchhaltungssoftware vorhanden sind, sparen gute Integrationsmöglichkeiten für das POS-Tool Zeit und Geld.

Welche Zahlungsmethoden kann die POS-Hardware verarbeiten?

Die POS-Lösung sollte unbedingt Kredit- und Debitkarten mit Chip verarbeiten können. Außerdem muss das POS-Terminal EMV-konform sein.

Ist ein Vertragsabschluss die einzige Option?

Durch einen Vertrag ist man bis ans Ende der Laufzeit an einen Service gebunden, selbst wenn man nicht gut mit ihm zurechtkommt.

Gibt es versteckte Gebühren?

Bei der Zahlungsabwicklung können zusätzliche Gebühren entstehen, etwa für Aktivierungen, Downloads, vorzeitige Abbrüche, Rückerstattungen oder Transaktionsgebühren für verschiedene Debit-/Kreditkarten.

Ist die Hardware ganz oder teilweise proprietär?

POS-Softwareanbieter mit proprietärer Hardware können Zeit sparen und reibungslosere Funktionen bieten. Allerdings sind proprietäre Lösungen nur mit Geräten desselben Unternehmens kompatibel und schränken daher die Anpassungsmöglichkeiten für ein System ein.