Projektstatusbericht-Vorlage: Das gehört in einen Projektbericht für Stakeholder

Veröffentlicht am 31.8.2021 von Amanda Kennedy, Olivia Montgomery und Rosalia Pavlakoudis

Mit Projektstatusbericht-Vorlage in Excel zum Downloaden

Projektmanagement-KPIs für das Performance-Management

Ob bei der Projektplanung oder beim Einkaufen: Listen sind ein unverzichtbares Werkzeug. Sie helfen uns, wichtige Aufgaben zu priorisieren und keinen Schritt zu vergessen.

Wenn wir ohne Einkaufszettel in den Supermarkt gehen, passiert es schnell einmal, dass wir mit einem vollen Rucksack nach Hause kommen, aber die eine Sache vergessen haben, für die wir eigentlich losgegangen sind.

Wer im Projektmanagement arbeitet, muss regelmäßig Projektstatusberichte erstellen, damit die Stakeholder auf dem Laufenden bleiben. Idealerweise sollte diese Zusammenfassung wöchentlich an Stakeholder, die Führungsetage und das Projektteam gesendet werden. Und auch hier vergessen wir ohne Liste schnell einmal einen wichtigen Punkt, selbst wenn wir – wie beim Einkaufen – das Ganze schon Dutzende Male erledigt haben.

Damit dein wöchentlicher Statusbericht alle Informationen enthält, die deine Stakeholder brauchen, haben wir eine einfache Projektstatusbericht-Vorlage (Excel) erstellt.

Screenshot Projektstatusbericht-Vorlage
Screenshot Projektstatusbericht-Vorlage

Im Folgenden wollen wir jeden Abschnitt näher betrachten und erläutern, welche Informationen wichtig sind und wie der Bericht strukturiert sein sollte. Außerdem werfen wir einen Blick darauf, wie Projekttracking-Software beim Erstellen von Projektstatusberichten helfen kann.

Überblick

Profitipp: Nenne die wichtigsten Informationen ganz oben in deinem Projektbericht. Warum? Es ist unwahrscheinlich, dass alle Stakeholder den gesamten Bericht lesen. Auch diejenigen, die nur den Überblick lesen und den Rest überfliegen, sollten alles Wichtige erfahren.

Der erste Abschnitt deines Projektstatusberichts bietet einen allgemeinen Überblick über den Projektstatus, der in drei Teile gegliedert ist:

1. Zentrale Projektmerkmale

  • Projektname
  • Projekt-ID/Code
  • Name des Projektmanagers
  • Datum des Berichts

Es mag offensichtlich scheinen, den Projektnamen und andere Punkte zu nennen, aber gerade diese kleinen, jedoch wichtigen Elemente werden schnell übersehen, wenn sie nicht auf der Liste stehen. Abgesehen vom Datum bleiben sie jede Woche gleich.

Das Datum ist besonders wichtig, da es möglich macht, den Projektverlauf im Nachhinein genau zu verfolgen.

2. Zusammenfassung des Fortschritts 

Dieser Abschnitt sollte einen allgemeinen Überblick über die Projektziele und die bisher erzielten Fortschritte bieten. Ist das Projekt im Zeitplan, hinter dem Zeitplan oder geht es sogar schneller als gedacht? Wird das Budget über- oder unterschritten? Die Fortschrittszusammenfassung sollte auf alle Punkte hinweisen, welche die Aufmerksamkeit der Stakeholder erfordern, selbst wenn sie ohnehin in einem späteren Abschnitt des Statusberichts erwähnt werden.

3. Allgemeiner Status und Fortschritt 

Dieser Abschnitt sollte den Status mehrerer Projektelemente beschreiben:

  • Umfang
  • Budget
  • Zeitplan
  • Risiken
  • Qualität
  • Fortschritt in Prozent
Darstellung einzelner Projektelemente mittels Farbcodierung
Übersicht über einzelne Projektelemente mittels Farbcodierung

Idealerweise wird der Fortschritt nicht nur beschrieben, sondern visuell dargestellt. Ein Farbcode kann den Status jedes Elements anzeigen, zum Beispiel:

  • Grün bedeutet, dass bei dem Element alles nach Plan läuft.
  • Gelb bedeutet, dass es Schwierigkeiten gibt.
  • Rot bedeutet, dass es sofortige Aufmerksamkeit (und vermutlich das Eingreifen der Stakeholder) erfordert.

Wir empfehlen, ein quantitatives Maß für die farbcodierten Statusmeldungen einzuführen, damit möglichst genaue Informationen präsentiert werden. Sonst kann es passieren, dass ein Stakeholder den Status „Gelb“ falsch interpretiert, über- oder unterreagiert und damit das Projekt noch weiter zurückwirft.

PRAXISBEISPIEL PROJEKTSTATUS

„Gelb“ beim Budget kann beispielsweise bedeuten, dass das Projekt das genehmigte Budget um 5–15 % überschreitet. Bei einer noch höheren Überschreitung wäre der Status „Rot“.

Die Fertigstellung sollte als tatsächlicher Prozentsatz angegeben werden, der den Grad der Gesamt-Fertigstellung des Projekts angibt (z.B. 50% bei einem zur Hälfte abgeschlossenen Projekt).

So kann Projekttracking-Software behilflich sein: Dashboards bieten eine Live-Anzeige der Teamleistung und des Gesamtfortschritts. Die Tools können Daten automatisch erfassen und an einem zentralen Ort organisieren, wodurch die Projektleitung Zeit und Mühe spart. Dashboards in cloudbasierten Projekttracking-Systemen werden bei Fortschritten in Echtzeit aktualisiert, sodass alle Beteiligten immer über die aktuellsten Informationen verfügen.

Projektübersicht im Projekttracking-Tool Clarizen
Projektübersicht in Clarizen (Quelle)

Diese Projektübersichtsanzeige umfasst mehrere Elemente, die auch in den ersten Übersichtsteil des Projektstatusberichts gehören: farbcodierte Symbole für den Status wichtiger Elemente, der Name des aktiven Projektmanagers und der Prozentsatz der Fertigstellung.

Meilensteine und Ergebnisse

Profitipp: Nutze Tools zur Datenvisualisierung. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutze daher, wann immer möglich, grafische Darstellungen. Du kannst den Status von Elementen durch Farben kennzeichnen und Fortschritte als Prozentsatz in Tabellen oder Gantt-Diagrammen darstellen oder im Verhältnis zu Meilensteinen präsentieren.

Der zweite Teil des Projektstatusberichts zeigt den Fortschritt, der bei wichtigen Meilensteinen und Ergebnissen bisher erreicht wurde. (Diese wurden bei der Projektplanung festgelegt.)

Meilensteine hängen oft mit der Fertigstellung eines Projektteils zusammen, der dann an den Kunden geliefert und in Rechnung gestellt wird. Daher ist es für Stakeholder wichtig, zu wissen, ob die Teams im Zeitplan liegen.

Der Fortschritt sollte nicht beschrieben, sondern grafisch oder in Tabellenform dargestellt werden (siehe Screenshot unten). In diesen Teil des Berichts gehören folgende Informationen:

  • Prozentsatz der Fertigstellung von Projektmeilensteinen: Welche Fortschritte wurden bei den einzelnen Aufgaben auf dem Weg zum Meilenstein erzielt? Gib an, welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch anstehen.
  • Geplantes Start-/Enddatum: Dies sind die während der Projektplanung festgelegten Daten für die Arbeiten bis zu und einschließlich dieses Meilensteins.
  • Tatsächliches Start-/Enddatum: Dies ist das tatsächliche Datum, an dem die Arbeit für den Meilenstein begonnen bzw. abgeschlossen wurde (falls noch nicht abgeschlossen, gib das Abschlussdatum als noch offen an).

So kann Projekttracking-Software behilflich sein: Gantt-Diagramme sind wichtige Projektplanungstools, die gleichzeitig dem Projekttracking dienen. Mit ihnen kannst du den Projektzeitplan visualisieren, Projektphasen bestimmen und wichtige Meilensteine hervorheben, um anschließend die Teamleistung und die Fortschritte zu verfolgen. Manche Systeme bieten den zusätzlichen Vorteil, dass Nutzer direkt über die Diagramme weitere Aufgabendetails anzeigen können.

Gantt-Diagramm im Projektplanungstool Zoho
Gantt-Diagramm in der Projektplanungs-Software Zoho Projects (Quelle)

Zu den oben angezeigten Aufgabendetails gehören ein Symbol für die prozentuale Fertigstellung, der Name des für die Aufgabe verantwortlichen Teammitglieds und die Daten zum Arbeitsbeginn und Abschluss der Aufgabe. Beim Erstellen eines Projektstatusberichts kann es sehr hilfreich sein, diese Informationen im Detail zur Hand zu haben.

Issue-, Risiko- und Change Management

 Profitipp: Konsistenz ist grundlegend wichtig. Nutze jede Woche dasselbe Format für den Projektstatusbericht, um die Berichte besser vergleichen zu können. Besonders im Bereich Issue-, Risiko- und Change Management ist ein einheitliches Format entscheidend, damit die Stakeholder neue Probleme und Risiken auf einen Blick sehen und Änderungen an bekannten Problemen und Risiken erkennen können.

Der dritte Teil des Berichts sollte aktuelle Informationen zu bereits aus den Vorwochen bekannten Problemen, Risiken oder Änderungsanfragen liefern und über neue Probleme informieren.

Eine frühe Risikoerkennung und Risikomanagement sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Dieser Abschnitt des Statusberichts wird am besten als Auflistung formuliert. Er muss alle relevanten Informationen für das Risikomanagement umfassen, darunter:

  • Offene Probleme: Gib an, welche neuen projektbezogenen Probleme seit dem letzten Bericht aufgetreten sind. Informiere über den Status aller zuvor identifizierten Probleme und der ergriffenen Maßnahmen und Strategien.
  • Offene Risiken: Gib an, welche Risiken seit dem letzten Bericht ins Spiel gekommen sind und wie mit ihnen umgegangen werden soll. Informiere über den aktuellen Risikomanagementplan, mit dem bestehende Risiken angegangen werden.
  • Offene Änderungsanfragen: Erwähne alle offenen Änderungsfragen und nächsten Schritte, die die Aufmerksamkeit der Stakeholder erfordern, beispielsweise wenn die Projektanforderungen gestiegen sind und daher das Budget oder der Zeitplan erweitert werden müssen.

So kann Projekttracking-Software behilflich sein: Bei diesem Teil können sowohl Berichte als auch Dashboards hilfreich sein. Berichte liefern eine statische Übersicht über wichtige Kennzahlen wie den ROI eines Projekts, die Ressourcenauslastung und -verfügbarkeit sowie offene Probleme/Risiken. Dashboards können so konfiguriert werden, dass sie ebendiese Informationen live anzeigen. Häufig können Nutzer sogar direkt aus dem Dashboard einen Projektstatusbericht erstellen, exportieren oder mit anderen Nutzern teilen.

Dashboard mit Ausschnitt einer Projektübersicht im Projekttracking-Tool Clarizen
Dashboard mit Änderungsanfragen, Meilensteinen und offenen Problemen in Clarizen (Quelle)

Das obige Projektmanagement-Dashboard wurde so konfiguriert, dass es Risiken je verantwortlicher Person sowie aktuell offene Probleme und Änderungsanfragen anzeigt. Nutzer können den Projektstatusbericht direkt aus dem Dashboard exportieren oder mit Stakeholdern teilen.

Teamfortschritt

Profitipp: Werde nicht zu ausführlich. Projekte haben unterschiedliche Anforderungen und Stakeholder haben verschiedene Vorlieben, aber meist ist es ratsam, den wöchentlichen Projektstatusbericht kurz und einfach zu halten. Er soll eine klare und prägnante Momentaufnahme sein, kein umfassender Detailbericht.

Der vierte und letzte Teil des Berichts befasst sich mit der Teamproduktivität und vergleicht die tatsächlichen Fortschritte der letzten Woche mit den Schätzungen des vorherigen Statusberichts.

Sprich den Teams Lob für gute Leistungen aus und mach auf unvollständige Aufgaben aufmerksam. Zur Strukturierung empfiehlt es sich, Folgendes aufzulisten:

  • Für die letzte Woche geplante Aufgaben: Nenne alle Aufgaben, von denen das Team glaubte, sie zu schaffen.
  • Vergangene Woche erledigte Aufgaben: Nenne alle Aufgaben, die das Team tatsächlich fertig gestellt hat.
  • Für nächste Woche geplante Aufgaben: Aufgaben, die in der vorigen Woche nicht erledigt wurden, sollten oben stehen, danach folgen die für die nächste Woche geplanten Aufgaben.

So kann Projekttracking-Software behilflich sein: Wir ergänzen diesen Teil sehr gerne um einen personalisierten Statusbericht. Mit Projekttracking-Software kannst du Teammitgliedern wöchentlich die Aufforderung senden, ihre Statuszusammenfassung, wichtige Errungenschaften und die anstehenden Aufgaben für die kommende Woche zu übermitteln, und das System führt diese Informationen automatisch in einem Bericht zusammen.

Deadlines für Aufgaben im Projekttracking-Tool Smartsheet (Quelle)

Diese Informationen kannst du anschließend für die Stakeholder zusammenfassen und im Projektstatusbericht einfügen. Alternativ kannst du die detailliertere Zusammenfassung als Anhang beifügen, falls dies deine Stakeholder bevorzugen.

Nächste Schritte für Projektmanager

Statusberichte sind ein wichtiger Bestandteil deiner Stakeholder-Managementstrategie. Die aufgeführte Checkliste ist eine gute Ausgangsbasis zum Entwickeln einer eigenen Kommunikationsstrategie.

Beim Erstellen von Berichten für Stakeholder sind grundsätzlich folgende Punkte wichtig:

  • Stelle wichtige Informationen an den Anfang. Eye-Tracking-Studien zu Lesegewohnheiten weisen darauf hin, dass die meisten Menschen sich auf den oberen Teil eines Dokuments konzentrieren und den Rest überfliegen. Erwähne die wichtigsten Informationen im Überblickskapitel und achte darauf, dass am Ende nichts Überraschendes kommt.
  • Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutze Diagramme, Tabellen, farbige Markierungen und Datenvisualisierungstools, um Informationen übersichtlich aufzubereiten.
  • Einheitlichkeit ist elementar. Entscheide dich für eine Reihe von Kennzahlen zur Erfolgsmessung und lege fest, was den Erfolg oder Misserfolg einer Initiative ausmacht, und bleibe dann dabei. Einheitliche Berichte können leichter und genauer verglichen werden.
  • Fasse dich kurz. Vergiss nicht, dass der Bericht nur eine Momentaufnahme ist, und halte ihn kurz und einfach. Halte zusätzliche Informationen bereit für den Fall, dass deine Stakeholder danach fragen, aber überschütte sie nicht mit Informationen.
Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Projekttracking Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen und sind nicht als Befürwortung oder Empfehlung gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig galten.

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Über den Autor oder die Autorin

Content Analyst für GetApp und Software Advice. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

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