Erfahre hier, mit welchen fünf Schritten du einen leicht zu verfolgenden Plan für die vorbeugende Instandhaltung erstellst, der zu den Anforderungen deines Unternehmens passt. Inklusive kostenloser Vorlage.

Ein durchdachter Plan für die vorbeugende Instandhaltung lohnt sich – und das auch für kleine Unternehmen: Wenn sie es richtig angehen, können sie enorme Vorteile erzielen, etwa einen unglaublichen Return on Investment von 545 %.

Die vorbeugende Instandhaltung oder präventive Instandhaltung kann eine größere Aufgabe sein. Doch sie ist die Mühe wert, vor allem für Unternehmen, die den Umstieg von einer reaktiven Instandhaltung anstreben, bei der die Wartung erst erfolgt, wenn Geräte oder Komponenten bereits ausgefallen sind. Ein Zeitplan für die vorbeugende Instandhaltung ist hierfür ein wertvolles Werkzeug. Er hilft dabei, organisiert zu bleiben und Wartungsaufgaben für die wichtigsten Assets im Blick zu behalten.

In diesem Leitfaden erfährst du, mit welchen fünf Schritten du einen leicht zu verfolgenden Plan für die vorbeugende Instandhaltung erstellst, der zu den Anforderungen deines Unternehmens passt. Außerdem haben wir eine Vorlage zum Download angefügt, mit der du sofort loslegen kannst.

Jetzt kostenlos herunterladen: Planungsvorlage für die vorbeugende Instandhaltung

Schritt 1: Assets abhängig von ihrer Wichtigkeit priorisieren

Es empfiehlt sich, die präventive Instandhaltung zunächst für ein oder zwei Assets zu planen und anhand der Ergebnisse die Strategie für die anderen zu erstellen. Der Grund: Anfangs kann es überfordernd sein, zu viel auf einmal zu planen, vor allem, wenn Ihr Unternehmen hunderte oder gar tausende Assets verwaltet. Einen Plan für ein oder zwei Assets zu erstellen ist nicht nur deutlich einfacher, sondern hilft dir auch herauszufinden, was funktioniert und was du für andere Assets verbessern könntest.

Wie wählst du also aus, mit welchen Assets du beginnst? Zum Beispiel können Assets abhängig von ihrer Wichtigkeit priorisiert werden. Von kritischer Wichtigkeit sind die Assets, die die größten Störungen im Geschäftsbetrieb verursachen, wenn sie ausfallen. Diese sollten in der präventiven Instandhaltungsstrategie priorisiert werden.

Sobald du ein oder zwei kritische Assets ausgemacht hast, erfasse alle nötigen Informationen, um ihren Wartungsbedarf zu ermitteln.

Schritt 2: Informationen zu kritischen Assets sammeln und ihren Wartungsbedarf ermitteln

In diesem Schritt sammelst du wichtige Informationen zu deinen gewählten Assets. Ein guter Anfangspunkt ist das Handbuch des Herstellers. Dort findest du Detailinformationen zu den Bestandteilen deiner Ausrüstung, Inspektionshäufigkeit und Seriennummern und kannst Teile bei Bedarf leicht nachbestellen.

Wichtig ist auch, zu ermitteln, ob die Instandhaltung für Assets zeitabhängig oder nutzungsabhängig erfolgen sollte. Bei einer zeitbasierten Instandhaltungsplanung werden Wartungsaufgaben abhängig davon geplant, wann sie zuletzt erledigt wurden. Die folgende Abbildung zeigt, wie ein zeitabhängiger Instandhaltungsprozess aussehen kann.

Bei der nutzungsabhängigen vorbeugenden Instandhaltung oder auch prädiktiven Instandhaltung werden Wartungsaufgaben auf Basis von Echtzeit-Nutzungsdaten von Sensoren der Geräte oder Ausrüstungsgegenstände geplant. Je nachdem, worum es geht, kann die Nutzung z. B. in Stunden, Kilometern, Durchfluss oder Temperatur gemessen werden. Die folgende Abbildung zeigt, wie ein nutzungsabhängiger Instandhaltungsprozess aussehen kann.

Wenn du unsicher bist, ob für ein Asset eher die zeit- oder nutzungsbasierte Instandhaltung angebracht ist, starte mit einem zeitbasierten Plan. Wenn du feststellst, dass du unnötig viele vorbeugende Wartungen ausführst, kannst du zu einem nutzungsbasierten Vorgehen wechseln. Software für die präventive Instandhaltung ist in beiden Fällen nützlich: So kannst du Erinnerungen einrichten und dein Team benachrichtigen lassen, sobald der Zeitpunkt für die nächste Wartung gekommen ist oder ein Nutzungslimit erreicht wurde.

Sobald du die Wartungsanforderungen für deine wichtigsten Assets ermittelt und dich für ein nutzungs- oder zeitabhängiges Vorgehen entschieden hast, kannst du die konkreten kurz- und langfristigen Wartungsaufgaben planen.

Schritt 3: Langfristige Aufgaben für alle kritischen Assets planen

Zu den langfristigen präventiven Wartungsaufgaben gehören Routinewartungen, die regelmäßig, aber nicht jeden Tag durchgeführt werden müssen. Je nachdem, welche Assets du besitzt (z. B. Geräte oder Fahrzeuge), können das Aufgaben wie die folgenden sein:

• Inspektionen
• Fetten und Schmieren
• Öl- oder Luftfilterwechsel
• Ketten- oder Riemenanpassungen
• Ersatz und/oder Reparatur von Teilen

Die nachfolgende Abbildung zeigt Beispiele für langfristige Wartungsaufgaben in unserer Vorlage für einen präventiven Instandhaltungsplan:

Nach den langfristigen Wartungsaufgaben für die kommenden Monate kannst du als Nächstes kurzfristigere Aufgaben planen.

Schritt 4: Kurzfristige Aufgaben für alle kritischen Assets planen

Kurzfristige präventive Instandhaltungsaufgaben führt dein Team häufiger durch, etwa täglich oder wöchentlich. Bei diesen Aufgaben sind die Konsequenzen größer, wenn sie nicht regelmäßig ausgeführt werden.

Eine plötzliche deutliche Änderung der Temperatur oder des Luftdrucks in einer Anlage sollte beispielsweise dringend untersucht werden, während ein Öl- oder Luftfilterwechsel warten kann, bis es Anzeichen für ein ernstes Problem gibt. Auch die Reinigung von Anlagenteilen wird zu einer viel größeren Aufgabe, wenn sie herausgezögert wird, während Inspektionen meist gleich lang dauern, egal wann sie durchgeführt werden.

Hier sind einige Beispiele für kurzfristige vorbeugende Wartungsmaßnahmen:

• Reinigung
• Erfassen und Dokumentieren von Messdaten wie Druck und Temperatur
• Prüfen, ob Teile ordnungsgemäß funktionieren

Hier siehst du Beispiele für kurzfristige Wartungsaufgaben in unserer Vorlage:

Lade hier unsere kostenlose Vorlage für die vorbeugende Wartung herunter

Schritt 5: Mitarbeiterschulungen zur vorbeugenden Instandhaltung durchführen, um einen reibungslosen Übergang zu schaffen

Sobald du alle kurz- und langfristigen Wartungsaufgaben geplant hast, solltest du deine Teams zu den Aufgaben schulen, die sie durchführen werden. Stell sicher, dass jedes Teammitglied weiß, wofür es verantwortlich ist und wie es die einzelnen Wartungsaufgaben korrekt ausführt.

Auch hier kann Software für die vorbeugende Instandhaltung hilfreich sein: Sie informiert dein Team nicht nur über die nächsten fälligen Aufgaben, sondern hilft auch dabei, Wartungsaufgaben zu planen und zuzuweisen, die Asset-Leistung zu verfolgen und Arbeitsaufträge für die Reparatur von Anlagen einzureichen. Außerdem bietet sie dir eine leicht zugängliche mobile Version deiner Wartungs-Checkliste für jedes Asset.

Führe die Teamschulungen nicht nur für die eigentlichen Wartungsaufgaben durch, sondern auch für die entsprechenden Softwareplattformen.

Bring dein vorbeugendes Instandhaltungsprogramm auf die nächste Ebene

Sobald du den Instandhaltungsplan für deine ein oder zwei wichtigsten Assets im Griff hast, kannst du analysieren, welche Auswirkungen er auf den Umsatz und Geschäftsbetrieb deines Unternehmens hast. Wenn der Plan erfolgreich war, weite ihn auf andere Assets aus. Wenn nicht, passe verschiedene Faktoren wie z. B. die Wartungsart und -häufigkeit an und schaue, wie die Ergebnisse sich ändern.