Ist dein Unternehmen in den letzten zwei Jahren gewachsen und du bist für den Aufbau der Personalabteilung verantwortlich? Wenn die Aufgabe dir Respekt einflößt und du unsicher bist, wie dir eine gute HR-Organisation gelingt, bist du nicht alleine.

Untersuchungen von Gartner zeigten, dass nur 35 % der HR-Führungskräfte zuversichtlich sind, dass sie die nötigen sozial-kreativen, technologischen und datenbezogenen Fähigkeiten für die Anforderungen ihres Berufs besitzen (vollständiger Inhalt auf Englisch für Gartner-Kunden verfügbar).

Dies gilt besonders in kleinen Unternehmen, in denen oft eine einzige Person für alle Bereiche des Personalwesens wie Gehaltsabrechnung, Recruiting, Compliance, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung und Leistungsverwaltung verantwortlich ist.

Doch nun haben deine Vorgesetzten angekündigt, dass genug Budget verfügbar ist, um noch jemanden einzustellen. Plötzlich wird aus einer Einzelperson eine Personalabteilung. Diese Umstellung wirft Fragen auf: Wie sollte die neue Struktur der Personalabteilung am besten aussehen?  Wie teilst du die Arbeit auf? Und wie funktioniert die HR-Organisation, wenn eine dritte, vierte oder fünfte Person ins Team kommt?

Diese Fragen wollen wir in diesem Artikel beantworten und dich beim gelungenen Aufbau deiner Personalabteilung unterstützen. Doch als Erstes wollen wir mit einem weit verbreiteten Mythos aufräumen.

Wie groß sollte die Organisation der Personalabteilung sein?

Auf die Frage, wie groß eine Personalabteilung sein sollte, lautete die Standardantwort jahrzehntelang: Je eine Person auf 100 Vollzeitbeschäftigte.
Untersuchungen der Academy to Innovate HR (AIHR) zeigen jedoch, dass diese einfache Rechnung nicht ausreicht und die korrekte Zahl von sehr verschiedenen Faktoren abhängt. Frühere Studien haben ein ideales Verhältnis zwischen Personalfachkräften und Angestellten von 2,6 zu 100 ermittelt, doch in kleinen Unternehmen ist diese Quote in der Regel noch höher.

Je größer ein Unternehmen ist, desto weniger Personalverantwortliche werden im Verhältnis zur Angestelltenzahl benötigt, da die Personalteams bereits eine gewisse Größe haben. Meist werden nur in bestimmten Fällen zusätzliche Teammitglieder für die Personalabteilung benötigt, etwa in folgenden Situation:

• Bei komplizierten Compliance-Problemen
• In unerwarteten langen Wachstumsphasen
• Bei einem oder mehreren Remote-Standorten oder Zweigstellen
• Bei einem Mangel an wichtigen Prozessen und Systemen

Kleine Unternehmen arbeiten häufig auch ohne eigenes Personalteam. Personalverwaltungssoftware kann Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung übernehmen, während externe Agenturen sich etwa um das Recruiting kümmern. Manche kleinen Unternehmen benötigen erst dann spezialisierte Personalverantwortliche, wenn sie deutlich mehr als 200 Beschäftigte haben.

Doch allgemeine Richtlinien sind keine festen Regeln. Deine HR-Organisation ist abhängig von der aktuellen Situation deines Unternehmens. Im Folgenden zeigen wir, wie du den Aufbau deiner Personalabteilung strukturieren kannst, wenn dein Unternehmen über die Marke von 100 Beschäftigten hinauswächst.

Empfohlener Einstellungsplan für den Aufbau der Personalabteilung

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an das Personalwesen. Die Einstellung einer ersten Personalfachkraft ist oft sinnvoll, sobald du dich intensiver mit arbeitsrechtlichen Gesetzen auseinandersetzen musst.

Peter Rosen, Präsident des Beratungsunternehmens HR Strategies & Solutions, schlägt auf Basis seiner Erfahrungen eine modernisierte Vorgehensweise vor:

Mikaela Kiner, Gründerin und CEO des Beratungsunternehmens Reverb, sagt: „Wenn dein Unternehmen wächst, empfehle ich dir, ab 150 Angestellten eine zweite Person fürs Personalwesen einzustellen. Bei solch einem Wachstum werden deutlich mehr Infrastruktur und Prozesse benötigt.“

So optimierst du die Struktur deiner Personalabteilung

Wenn die Zahl deiner Angestellten auf über 100 gestiegen ist und deiner bisher für alle Personalbelange verantwortlichen Person die Aufgaben über den Kopf wachsen, wird es Zeit, jemand Zweites einzustellen. Dabei gibt es im Allgemeinen zwei Optionen:

1. Einen HR-Assistenten einstellen: In diesem Fall übernimmst du die Leitung des Personalwesens und kümmerst dich um Aufgaben wie Mitarbeiterbeziehungen und Leistungsmanagement. Die neu eingestellte Person übernimmt administrative Aufgaben wie die Verwaltung des Personalinformationssystems, die Erledigung von Papierkram oder das Veröffentlichen von Stellenanzeigen.
2. Einen Recruiter in Vollzeit einstellen: Diese Person ist für eine der anstrengendsten Aufgaben im Personalwesen zuständig: die Pesonalbeschaffung. Indem du diese Aufgabe an eine darauf spezialisierte Person übergibst, kannst du eine Menge Zeit sparen: Nur wer über entsprechendes Knowhow verfügt, kann in einer Wachstumsphase schnell für Neueinstellungen sorgen.

Je nachdem, welche dieser beiden Rollen du zuerst besetzt, solltest du die jeweils andere Person einstellen, sobald das Budget für eine dritte Person da ist.

Diese Struktur der Personalabteilung ist für die meisten Unternehmen empfohlen. Viele Unternehmen ziehen Experten für Unternehmenskultur und Führungsentwicklung hinzu, sobald sie 50 bis 80 Angestellte haben, da diese Bereiche besonders wichtig sind. Wenn deine Prioritäten an anderer Stelle liegen, kannst du dies aber auch outsourcen. Kiner stimmt zu:

Unternehmen können diesen Bereich outsourcen und nach externen Programmen suchen. Wenn sie jedoch wissen, dass sie genau diesen Bereich weiterentwickeln und ihren Mitarbeitenden hier einen Mehrwert bieten möchten, empfehle ich, eher auf zu viele als zu wenige Ressourcen zu setzen. Dementsprechend sollten Unternehmen darauf achten, dass entweder die ranghöchste Person oder die zweite Person im Team wirklich über die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, um diese Arbeit mit dem Führungsteam zu leisten.“

Bei stärkerem Wachstum der Personalabteilung nach Funktionen trennen

Wenn deine Personalabteilung wächst, solltest du spezialisierte Teammitglieder für bestimmte Arbeitsbereiche wie Vergünstigungen oder Mitarbeiterbeziehungen einstellen, da diese Bereiche mit zunehmender Unternehmensgröße immer komplizierter werden.

Im nachstehenden Video erfährst du, welche zentralen Verantwortlichkeiten im Performance-Management deine Personalprofis erfüllen sollten:

Rosen weist darauf hin, dass etwa beim Thema Vergütung das Outsourcing gelegentlich zu konkurrierenden Gehaltsstrukturen und Leistungspaketen führen kann. Kiner hingegen betont, wie wichtig es ist, schon frühzeitig Profis zu engagieren – auch beim Thema Lohnabrechnung.

Kiner erläutert: „Die meisten Generalisten sind keine wirklichen Experten für [die Lohnabrechnung]. Doch auf die Lohnabrechnung spezialisierte Personen sind oft gut im Umgang mit [HR-]Systemen, und so lässt sich all das in einer Person vereinen.“

Sobald du den Bereich der Lohnabrechnung abgedeckt hast, kommt es auf deine Branche an, was du als Nächstes benötigst. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine sechsköpfige Personalabteilung aussehen kann:

In diesem Szenario sind die Aufgaben folgendermaßen aufgeteilt:

Personalleiter: Kümmert sich um die strategische Vision der Personalabteilung, genehmigt alle Entscheidungen auf hoher Ebene und übernimmt die Kommunikation mit der Führungsebene.

Recruiting-Manager: Arbeitet mit den Einstellungs-Managern zusammen, um Stellenanzeigen zu erstellen, Lebensläufe zu sichten, Bewerbungsgespräche durchzuführen, Angebote zu unterbreiten und das Bewerbungsmanagementsystem zu verwalten.

Manager für Mitarbeiterbeziehungen: Kümmert sich um Onboarding und Performance-Management sowie um Streitigkeiten unter den Mitarbeitenden und empfiehlt Richtlinienänderungen.

Vergütungsmanager: Entwickelt wettbewerbsfähige Gehalts- und Vergütungsstrukturen innerhalb vordefinierter Budgets, verwaltet zentrale HR-Softwaresysteme und sorgt für fehlerfreie Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen.

Schulungsmanager: Arbeitet gemeinsam mit Abteilungsleitungen an der Planung effektiver Schulungen, erstellt Materialien und Prüfungen und verwaltet Lernmanagementplattformen.

Compliance-Manager: Stellt sicher, dass das Unternehmen alle Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie Arbeitsschutzgesetze einhält, und verwaltet die erforderlichen Mitarbeiterzertifizierungen.

Durch diese Abteilungsstruktur wird sichergestellt, dass es für alle zentralen und strategischen Personalaufgaben eine verantwortliche Person gibt. Durch die flache Struktur kann die Personalleitung über alle wichtigen Projekte und Diskussionen auf dem Laufenden bleiben.

Was beim Wachstum der HR-Organisation zu beachten ist

Neben den fünf genannten Personen im Management kann die Abteilung zahlreiche Teammitglieder umfassen, die unterstützend tätig sind oder sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren. Eventuell teilen sich zwei Personen die Leitung oder die Abteilung wird nach Standorten oder Ländern aufgeteilt.

Behalte die folgenden Best Practices im Kopf, wenn deine Personalabteilung weiter wächst:

• Versuch nicht, Unpassendes passend zu machen. Es ist verlockend, dein bereits vorhandenes Personal einzusetzen, aber wenn jemand nicht gut in eine neue Rolle passt, erzwinge es nicht.
• Investiere frühzeitig in Software. Personalverwaltungssoftware eignet sich bereits für die kleinsten Start-ups und es gibt zahlreiche erschwingliche Optionen. Mit diesen Lösungen können Unternehmen Aufgaben wie die Anwesenheitsverfolgung und die Gehaltsabrechnung automatisieren und somit Personalkosten sparen und die Arbeitsbelastung verringern. Rosen empfiehlt Unternehmen, aber einer Zahl von etwa 35 Mitarbeitenden nach Softwarelösungen Ausschau zu halten.

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