Die Digitalisierung am Arbeitsplatz schreitet unaufhörlich voran. Vor allem Arbeitnehmer älterer Generationen sind von dieser Entwicklung nur bedingt begeistert. Wir haben Vertreter der Digital Immigrants und Digital Natives über ihren Umgang mit digitalen Tools im Arbeitsalltag befragt.

Wir leben mittlerweile in einer Welt, in der wir einen Großteil unserer Freizeit digital verbringen. Ob Filme, Musik, Spiele, soziale Netzwerke oder Bücher: Für fast jeden Freizeitbedarf gibt es heute eine App oder digitale Plattform. Vor allem die jüngeren Generationen, die seit ihrer Kindheit mit dem Internet und Informationstechnologien aufgewachsen sind, können sich ein Leben ohne moderne Technik kaum noch vorstellen. Deshalb nennen wir sie „Digital Natives”. Aber auch ältere Kohorten navigieren in zunehmendem Maß durch eine immer digitaler werdende Welt.

Sieht die Entwicklung in der Arbeitswelt ähnlich aus? Angestellte - vor allem die jüngeren - umgeben von drei, vier oder sogar fünf Monitoren, über die sie mit ihrer Organisation und Arbeitskollegen total vernetzt sind, für jede Aufgabe ein digitales Tool und kaum mehr menschliche Interaktion? So könnte man sich zugespitzt den digitalen Arbeitsplatz der vierten industriellen Revolution, oder kurz Industrie 4.0, vorstellen, der oft mit Buzzwörtern wie „neue Normalität” beschrieben wird. 

Ob dieses Bild des modernen Mitarbeiters, das fast den Anschein erweckt, als stamme es aus einem Science-Fiction-Roman, der Wirklichkeit entspricht, und ob Angestellte der jüngeren Generationen wirklich technikaffiner sind als ihre älteren Kollegen, erfährst du in der neuen Studie von Software Advice. Darin versuchen wir der Frage auf den Grund zu gehen, ob und in welchem Umfang verschiedene Generationen von Arbeitnehmern digitale Tools nutzen. Dazu befragten wir rund 1000 Angestellte, die zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben einen Computer benutzen. Teilnehmende Jahrgänge waren:

• Babyboomer (geb. 1946 – 1964)
• Generation X (geb. 1965 – 1979)
• Generation Y, bzw. Millennials (1980 – 1994)
• Generation Z (geb. 1995 oder später)

Die vollständige Methodik findest du am Ende. 

Digital Natives arbeiten häufiger von Zuhause als ihre älteren Kollegen

Die Pandemie hat den Einsatz von Technologien am Arbeitsplatz beschleunigt. Viele Unternehmen mussten innerhalb kürzester Zeit digitalisieren oder fürchten, auf der Strecke zu bleiben. Teil davon war, die Arbeit von Zuhause aus zu ermöglichen. Die ursprünglich aus Notwendigkeit vorangetriebene Digitalisierung ermöglichte es Unternehmen jedoch, diese Modelle zu schaffen und auch nach dem Ende der Pandemie neue Arbeitsweisen beizubehalten.

Heißt das, die Mehrheit der Beschäftigten arbeitet nun im Homeoffice? Nicht ganz. 41 % gaben an, im Hybrid-Modell zu arbeiten, also einige Tage remote und einige Tage im Büro, und 11 % arbeiten ausschließlich virtuell. 

Im Generationenvergleich lässt sich Folgendes beobachten: Von den Babyboomern arbeitet eine größere Zahl ausschließlich vor Ort als die Digital Natives-Generationen.

Eine Lösung, die es den Mitarbeitern freistellt, entweder ganz von Zuhause aus zu arbeiten, teilweise ins Büro zu kommen oder ausschließlich vom Büro aus zu arbeiten, kann sich als Strategie auszahlen, um sowohl jüngere als auch ältere Talente zu rekrutieren und langfristig zu binden.

Das Interesse an neuen Technologien ist bei älteren Jahrgängen begrenzt

Digitale Tools werden normalerweise dafür entwickelt, das Leben der Angestellten zu vereinfachen und zu mehr Produktivität und Effizienz zu verhelfen. Dieses Argument fällt indes nicht immer auf fruchtbaren Boden: Je älter die Mitarbeiter sind, desto weniger Interesse bekunden sie an der Nutzung neuer Technologien wie zum Beispiel dem Verfassen von Inhalten mithilfe von KI. Während 16 % der Generation Z angaben, „wenig” bis „kein” Interesse daran zu haben, waren es bei den Babyboomern 42 %.

Von denen, die an neuen Technologien für ihre Arbeit interessiert sind, halten sich alle zu digitalen Tools allgemein auf dem Laufenden, obwohl die Mittel ihrer Wahl je nach Jahrgang unterschiedlich ausfallen. Babyboomer und Generation X nutzen am liebsten Nachrichten wie etwa in Fachzeitschriften und Millennials sowie Generation Z bevorzugen die sozialen Netzwerke.

Um als Unternehmen Anreize dafür zu setzen, dass Mitarbeiter unterschiedlichen Alters sich mehr mit digitalen Anwendungen auseinandersetzen, ist also empfehlenswert, sowohl Trends wie Social Media zu berücksichtigen, als auch die Mitarbeiter nach ihren persönlichen Vorlieben zu befragen, um herauszufinden, welche Medien sie für IT-Neuigkeiten am liebsten nutzen.

Software-Tipps für Unternehmen:

Ein eingeschränktes Interesse an neuen Technologien kann viele Gründe haben. Einige können generationsspezifisch sein, andere betreffen alle Arbeitnehmer gleichermaßen. Hier sind einige Tipps, wie Arbeitgeber auf das Desinteresse ihrer Angestellten reagieren können:

• Gründe herausfinden: Die Mitarbeiter hegen vielleicht nicht gegen das Tool selbst eine Abneigung, sondern könnten besorgt sein, dass dessen Einführung und das Erlernen der Nutzung kompliziert sein könnte. Hier können Digital-Adoption-Plattformen Abhilfe schaffen, mit denen Unternehmen digitale Nutzeranleitungen für ein neues Tool erstellen können. Ein weiterer Grund könnte sein, dass deine Angestellten sich Gedanken über einen mangelnden Datenschutz beim Einsatz neuer digitaler Tools machen. Diese  Sicherheitsbedenken kannst du mit DSGVO-Software ausräumen. Sie kann sicherstellen, dass sensible Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden.
• Biete überzeugende Argumente: Wurde die Einführung eines neuen Tools bereits entschieden, ist es sinnvoll, den Mitarbeitern die Vorteile dieser Neuerung zu erklären, und wie sie sich positiv auf ihr Arbeitsleben auswirken wird, um sie dafür zu begeistern. Das Setzen von SMARTen Zielen (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert), die unter Einsatz des neuen Tools erreicht werden sollen, kann den Mitarbeitern die Vorteile konkret und realistisch vor Augen führen. OKR-Tools helfen dir dabei, diese Ziele nachzuverfolgen. 
• Schalte die Personalabteilung ein: HR-Manager können die Notwendigkeit neuer technologiebasierter Lösungen an die Mitarbeiter vermitteln, denn die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft steigt, wenn sie sich im Klaren darüber sind, warum eine neue Software eingeführt wird. Mithilfe von Mitarbeiter-Engagement-Software lässt sich zudem eine Stimmungsanalyse bezüglich der Softwareimplementierung unter den Mitarbeitern durchführen.

Generation Z hat die größte Erfahrung in der Durchführung verschiedener Tätigkeiten am Arbeitsplatz

Wenn es um die Ausführung bestimmter Aktionen am Arbeitsplatz geht, wie etwa Brainstorming- oder Teambuilding-Sitzungen, stellen wir fest, dass die jüngeren Generationen im Vergleich zu den älteren mehr Praxis mitbringen. 

Es ist auffällig, dass die Prozentsätze für „Ich führe diese Aktion nicht durch” bei Babyboomern stets am höchsten ist und bei den nachfolgenden Jahrgängen konsekutiv abnimmt. Das betrifft vor allem die Bereiche Brainstorming-Sitzungen, Kundenmeetings, Teambuilding-Sitzungen und Leistungsbeurteilungen. Das kann daran liegen, dass sich der Arbeitsplatz in den letzten Jahren stark verändert hat und vornehmlich aus den USA kommende Trends wie Teambuilding-Sitzungen immer noch neu sind und vor allem in jungen Startups umgesetzt werden.

Zudem wollen Babyboomer am liebsten alle in der Grafik gezeigten Teile ihres Arbeitslebens analog, das heißt, mit anderen als digitalen Mitteln oder in Person (z.B. die Leistungsbeurteilung), ausführen, sofern sie diese Tätigkeiten überhaupt verrichten. Zwei Ausnahmen sind die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern und die Aufgabenverwaltung. Hier finden sie eine Kombination aus beidem am besten. 

Die Generationen X und Y haben identische Vorlieben. Die meisten Bereiche ihres Arbeitsalltags erledigen sie am liebsten mit einer Kombination aus digitalen Tools und analog, nur an Teambuilding-Sitzungen sowie der Leistungsbeurteilung wollen sie vorzugsweise persönlich teilnehmen. Da die Ergebnisse für diese beiden Jahrgänge sehr ähnlich ausfielen, werden in der Grafik nur die Zahlen für Generation X dargestellt. 

Beim jüngsten Jahrgang sind die Grenzen nicht ganz so eindeutig. Generation Z teilt ihre Präferenzen sowohl mit den Babyboomern als auch mit den Generationen X und Y. Zum Beispiel verwenden Gen-Z-Angehörige für die Aufgabenverwaltung und die Kommunikation mit Teammitgliedern am liebsten digitale Tools, bei Team- und Kundenmeetings ziehen sie es dagegen vor, persönlich anwesend zu sein. Für die restlichen Bereiche finden sie eine Kombination aus beidem am besten.  

Konsens zwischen den Generationen: Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationstools sind am einfachsten zu nutzen

Bei der schieren Masse von digitalen Anwendungen, die es heutzutage auf dem Markt gibt, ist es natürlich unmöglich, sich mit allem auszukennen. Es gibt jedoch einige grundlegende Tools wie E-Mail-Programme oder unternehmensinterne Chat-Software, ohne die effizientes Arbeiten in digital tätigen Unternehmen schnell zum Stolperstein wird. 

Wir baten die Teilnehmer, anzugeben, wie einfach oder schwierig sie es finden, verschiedene Typen von digitalen Tools am Arbeitsplatz zu verwenden. Dabei stellte sich heraus, dass sich Jung und Alt weitestgehend einig sind. Für Babyboomer, Gen X und Y sind diese drei Tools am einfachsten:

• Textverarbeitungstools wie Word 
• Tabellenkalkulationssoftware wie Excel 
•  Videokonferenzprogramme wie Zoom 

Die Angaben von Gen Z weichen nur beim dritten Platz ab, sodass Videokonferenztools durch Präsentationstools (z.B. PowerPoint) und Cloud-Speicher (Google Drive) ersetzt wird, die beide denselben Prozentanteil erhalten. 

Dagegen nutzen überraschend wenige Angehörige der älteren Generationen einige digitale Tools, die in Unternehmen mit digitalen Prozessen verbreitet sind. Dazu zählen Projektmanagementsoftware, Kommunikationssoftware, Cloud-Speicher und Lernplattformen (LMS-Software).  

Weniger überraschend ist dagegen, dass KI-Tools unter den Arbeitnehmern ebenfalls noch nicht weit verbreitet ist, was vermutlich daran liegt, dass diese Art von digitalen Anwendungen noch relativ neuartig ist. Dennoch fällt auch hier die Diskrepanz zwischen den älteren Jahrgängen und den jüngeren Digital Natives auf. Während ein Viertel (24 %) der Gen Z und 33 % der Millennials keine KI-Tools am Arbeitsplatz nutzen, sind es bei der Generation X die Hälfte (51 %) und bei den Babyboomern 57 %.

Software-Tipps für Unternehmen

Unsere Ergebnisse zeigen, dass die Generationen der Digital Natives mehr Berührungspunkte mit einer Reihe von digitalen Tools haben als ihre älteren Arbeitskollegen. Um die Kooperation und aktive Beteiligung auch dieser Gruppe zu gewinnen, kann der Arbeitgeber seiner Belegschaft diverse Möglichkeiten anbieten. Er kann zum Beispiel: 

• ein Buddy-System einführen, das aus gemischten Altersgruppen besteht, damit die Jüngeren den Älteren helfen können. Hierfür können Mentoring-Programme hilfreich sein.
• Lerngruppen bilden, in der die Angestellten sich über Mitarbeiterkommunikationstools austauschen, Fragen stellen und Wissen vermitteln können sowie eine ständige Hilfestellung zur Verfügung haben.
• Feedbackmöglichkeiten mithilfe von Umfragetools einräumen, mit denen Mitarbeiter Rückmeldungen zur Nutzung der neuen Software abgeben können. 

Digital Natives wünschen sich mehr Schulungen zu digitalen Tools von ihrem Arbeitgeber als ihre älteren Kollegen

Dank moderner Software lassen sich Unternehmensprozesse vereinfachen und automatisieren. Die Einführung einer neuen Software im Unternehmen kann indes eine Herausforderung sein: Neben der technischen Implementierung gilt es zu beachten, dass das neue Tool den herrschenden Datenschutzregelungen gerecht wird und von den Mitarbeitern angenommen wird. 

Der letzte Punkt wird häufig vernachlässigt, denn in den meisten Fällen haben die Angestellten nicht die Möglichkeit, zu entscheiden, ob sie ein vom Unternehmen eingesetztes Tool nutzen wollen oder nicht. Eine Hilfestellung für die Mitarbeiter zur Nutzung der Software fehlt jedoch nicht selten. Dies zeigen auch unsere Ergebnisse: Nur etwa die Hälfte (47 %) aller Arbeitnehmer haben von ihrem Unternehmen Schulungen für den Umgang mit ihren beruflich genutzten digitalen Tools bekommen, ohne dass sie explizit danach gefragt haben. Weitere 18 % haben Unterstützung von ihrem Unternehmen erhalten, weil sie darum gebeten haben. 

Wie oben bereits erwähnt, kann die Entscheidung der Führungsebene für eine neue Software jedoch nur dann erfolgreich sein, wenn sie von den Mitarbeitern mitgetragen und, besser noch, mitentschieden wird. Eine offene Kommunikation zwischen der Belegschaft und dem Arbeitgeber mit Erklärung des Mehrwerts für den Nutzer ist also der erste Schritt für die erfolgreiche Softwareeinführung. Ebenso wichtig ist eine ausreichende Schulung im Umgang mit dem neuen Tool, denn ohne diese können die Mitarbeiter überfordert und frustriert sein.  

Diese Meinung wird von den Teilnehmern, die entweder Trainings von ihrem Unternehmen erhalten haben oder es sich wünschen, geteilt, denn 75 % denken, dass ihr Arbeitgeber sich stärker darum bemühen sollte, die Angestellten im Umgang mit beruflichen digitalen Tools zu schulen. Im Vergleich der Generationen äußern die Digital Natives (Generation Y und Z) diesen Wunsch erstaunlicherweise häufiger als ihre älteren Kollegen.

Auf die Frage, welche Unterstützung sie von ihrem Unternehmen gern bei der Nutzung digitaler Tools erhalten würden, antworteten fast alle Generationen am häufigsten: Schulungen vor Ort, wie etwa Workshops im Büro. Von den Babyboomern wünschen sich dies 69 %, von der Generation X 66 % und von den Millennials 56 %. Generation Z würde mit einem knappen Vorsprung dagegen am liebsten Onlinekurse für den Umgang mit digitalen Tools erhalten, die vom Unternehmen durchgeführt werden (47 %). Auf Platz zwei landete mit 46 % bei ihnen ebenfalls die Schulung vor Ort.  

Dabei interessieren sich die Befragten mit 40 % am meisten für Schulungen im Umgang von KI-Tools. Aufgeteilt auf die einzelnen Generationen sehen die prozentualen Anteile folgendermaßen aus:

• Babyboomer (39 %)
• Generation X (40 %)
• Generation Y (42 %)
• Generation Z (33 %)

Trainings für Tabellenkalkulationssoftware und Präsentationstools sind ebenfalls gefragt.

Software-Tipps für Unternehmen

• Beziehe deine Mitarbeiter in die Diskussion über die Einführung neuer Technologien ein: Wenn Angestellte erst dann über neue technische Lösungen informiert werden, wenn diese bereits eingeführt sind, wird es dir schwer fallen, ihre  Zustimmung zu gewinnen. Die Mitarbeiter sollten einbezogen werden, sobald der Bedarf an neuen Tools festgestellt wird. Für die Unternehmensleitung kann es enorm hilfreich sein, zu erfahren, welche Art von digitalen Tools die Mitarbeiter für unverzichtbar halten, und was sie für „nice to have" oder gar unerwünscht halten. Um das herauszufinden, eignen sich Ideenmanagement-Software oder Innovationsmanagement-Tools.
• Mit Schulungsplattformen können Unternehmen Onlinetrainings nach ihren spezifischen Bedürfnissen gestalten und so ihre Mitarbeiter in Etappen an den Umgang mit einem neuen digitalen Tool heranführen.
• Die Implementierung von KI-Tools könnte ein einfacher Weg sein, das Engagement deiner Mitarbeiter für digitale Tools zu gewinnen, denn diese Art von Software ist bei Arbeitnehmern besonders gefragt. Mittlerweile gibt es eine große Bandbreite an KI-Softwarelösungen für viele Bereiche des Unternehmens.

Digital Natives und der Wandel der Arbeitswelt: Nächste Schritte für Unternehmen

In einer digitalisierten Arbeitswelt nehmen digitale Kompetenzen immer mehr an Bedeutung zu, um als Arbeitskraft auch langfristig in der Beschäftigung zu bleiben. Neben diesem spezifischen Know-how werden jedoch auch Anpassungsfähigkeit und ständige Lernbereitschaft allgemein immer wichtiger, um durch die digitale Welt zu navigieren. 

Die Generationen Y und Z als Vertreter der Digital Natives genießen den Vorteil, in dieser Welt aufgewachsen zu sein und die notwendigen Skills gewissermaßen von klein auf gelernt zu haben, während Babyboomer und Generation X sich diese (möglicherweise) mühevoll aneignen mussten. Deswegen ist es mit Blick auf die Ergebnisse dieser Studie nicht verwunderlich, dass die jüngeren Kohorten tatsächlich eine größere Neigung zur Technologie haben als die älteren und mehr Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools aufweisen. 

Das soll jedoch nicht heißen, dass ältere Generationen lernunfähig oder -unwillig sind. Vielmehr sind Unternehmen dazu eingeladen, diese Erkenntnisse als Chance sehen, ihre Strategien für die Einführung von Software generationenübergreifend zu überarbeiten und beispielsweise geeignete Anreize zu setzen (durch Buddy-Programme oder Schulungen) und Software zu implementieren, für die alle Generationen sich am meisten interessieren (KI-Tools).