5 häufige kostspielige Fehler beim Softwareauswahlprozess und wie du sie vermeidest

Veröffentlicht am 17.12.2021 von Brian Westfall und Rosalia Pavlakoudis

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Der Softwareauswahlprozess kann lang und kompliziert sein und deine Entscheidung für bestimmte Softwarelösungen wird in den nächsten 10–15 Jahren deinen Geschäftsbetrieb beeinflussen. Das richtige System zu finden kostet Zeit und Geld. Entsprechend sorgfältig und wohlüberlegt sollte die Recherche erfolgen.

Um diese Aufgabe etwas zu erleichtern, haben wir uns mit fünf häufigen Fehlern beim Softwareauswahlprozess beschäftigt und geben Tipps dazu, wie man sie vermeiden kann.

5 häufige Fehler beim Softwareauswahlprozess und wie du sie vermeidest

1. Nicht genug Perspektiven einbeziehen

Einer der häufigsten Fehler beim Softwareauswahlprozess besteht darin, nur eine vage Vorstellung von dem zu haben, was benötigt wird, statt spezifische Anforderungen aufzulisten. Die richtige Software zu testen und auszuwählen ist deutlich einfacher, wenn du genau weißt, was dein neues System leisten soll.

Sean Nguyen, Leiter von Internet Advisor, hat uns erzählt, was er bei seinem eigenen Softwareauswahlprozess gelernt hat.

Wir hatten eine allgemeine Vorstellung davon, dass wir ein Software-Upgrade brauchten, aber wir wussten nicht genauer, wobei wir eigentlich Unterstützung brauchten. Das führte dazu, dass wir uns von verlockend klingenden Angeboten und Sonderfunktionen ablenken ließen, die wir eigentlich gar nicht brauchten. Diese Lektion hat uns einiges an Geld gekostet, aber sie war wertvoll. Ich möchte alle Geschäftsinhaber ermutigen, in ihren Teams genau darüber nachzudenken, was sie von einem System erwarten, bevor sie einen Kauf tätigen.

Sean Nguyen

Manchmal werden Anforderungen verfehlt, weil der Softwareauswahlprozess nur von technischem Personal oder einer kleinen Gruppe von Führungskräften geleitet wird. Um das zu vermeiden, sollten möglichst unterschiedliche Stakeholder in den Auswahlprozess einbezogen werden.

Es reicht nicht aus, nur die Perspektive einzelner Personen oder Abteilungen zu berücksichtigen, besonders wenn mehrere Abteilungen das System tagtäglich nutzen werden (beispielsweise bei Projektmanagementsoftware oder ERP-Systemen). Daher lohnt es sich, ein Software-Auswahlteam aus verschiedenen Angestellten zusammenzustellen, die sich für die Bedürfnisse ihrer jeweiligen Abteilungen einsetzen können.

Sobald du von einer Reihe zukünftiger Nutzender Rückmeldungen eingeholt hast, erstelle ein Anforderungsdokument, das du im weiteren Softwareauswahlprozess nutzen wirst. Das Anforderungsdokument sollte nicht nur die Geschäftsprobleme auflisten, die du lösen willst, sondern auch die Must-have- und Nice-to-have-Funktionen, die du dir vom neuen Tool wünschst.

2. Zu viele (oder zu wenige) Informationen in den Anfragen an Anbieter

Dein Anforderungsdokument dient als Kompass, mit dem du in den nächsten Schritt der Softwareauswahl starten kannst: die Anbieterrecherche. Während der Recherche solltest du den Anbietern verschiedene Anfragen schicken, um herauszufinden, ob ihre Lösung zu den Anforderungen und dem Budget deines Unternehmens passt. Beispiele sind Auskunfts- bzw. Leistungsanfragen oder Angebots- und Preisanfragen.

Häufig wird der Prozess dadurch verzögert, dass diese Anfragen zu viele oder zu wenig Informationen enthalten. Zu wenig Informationen können dazu führen, dass du eine unvollständige Lösung ohne alle Funktionen kaufst, die du brauchst.

Eine zu spezifische Anfrage, die nicht nur Details zu gewünschten Funktionen enthält, sondern auch jede einzelne Ausnahme oder gewünschte Anpassung, kann einen Anbieter jedoch daran hindern, bei der Problemlösung innovativ und kreativ zu sein.

Eine ausgewogene Anfrage macht für Anbieter einen großen Unterschied und trägt stark dazu bei, erfolgreich eine gute Lösung zu finden.

3. Sich auf die falschen Empfehlungen verlassen

Dieser Fehler passiert immer wieder: Unternehmen kaufen Software auf Empfehlung von Freunden oder Kollegen und stellen nach einer Weile fest, dass ihre Probleme mit dieser Software nur noch komplizierter wurden.

Das bedeutet nicht, dass du nicht darauf hören solltest, was andere zur in deiner Auswahl befindlichen Software sagen, aber bei Erfolgsgeschichten kommt es ganz auf den Kontext an.

Auch wenn eine Kollegin, der du vertraust, voller Überzeugung ein Projektmanagementsystem empfiehlt, das sie vor drei Jahren verwendet hat, weißt du nicht, wie sehr sich die Software in dieser Zeit verändert hat – und Veränderungen gehen in der Softwarewelt schnell. Außerdem kann es sein, dass deine Kollegin zu dem Zeitpunkt in einer ganz anderen Branche oder einem anderen Job tätig war.

Jeremy Owens, Chief Marketing Officer bei Seriously Smoked, hat den folgenden Ratschlag:

Das Wichtigste, das unser Team aus dieser Erfahrung gelernt hat, war, den Zielmarkt der Software zu betrachten, für die wir uns interessieren. Reviews sind nichtssagend, wenn sie alle von Großkonzernen kommen und du selbst ein Kleinunternehmen führst.

Jeremy Owens

Nutzerbewertungen sind nur dann hilfreich, wenn der Kontext stimmt. Wenn du Online-Bewertungen nutzt, um deine Entscheidung zu treffen, suche nach Empfehlungen von Unternehmen ähnlicher Größe aus deiner Branche und mit vergleichbaren Anwendungsfällen.

Eine weitere Strategie besteht darin, die Anbieter auf deiner Liste zu bitten, dir branchenrelevante Referenzen zu senden und die genannten Personen direkt zu kontaktieren. So kannst du ihnen Fragen zu ihren Erfahrungen mit dem Anbieter und der Software stellen.

4. Nicht an die Zukunft denken

Je nachdem, welche Art von Lösung du wählst, kann es sein, dass dein Unternehmen diese Software in den nächsten zehn Jahren verwenden wird. Entsprechend wichtig ist es, im Softwareauswahlprozess darüber nachzudenken, wie sich deine geschäftlichen Anforderungen in den nächsten Jahren verändern werden. Sonst machst du vielleicht den Fehler, Software zu kaufen, die zwar zu deinen aktuellen Anforderungen passt, aber nicht skalierbar ist.

Growth Marketing-Gründerin Stacy Caprio erzählte uns eine vertraute Geschichte: Sie entschied sich für eine beliebte Softwarelösung, als sie ins E-Mail-Marketing einstieg, aber stellte bald fest, dass diese Software finanziell nicht tragbar war.

Sobald ich die Schwelle von 2.000 Abonnenten überschritten hatte, wurde mir klar, wie teuer die Lösung wurde, auch wenn ich nur wenig mehr als 2.000 Abonnenten hatte. Für mich lohnte es sich nicht mehr, sie weiter zu nutzen.

Stacy Caprio

Berücksichtige die geplante Entwicklung deines Unternehmens, einschließlich deiner Pläne zur Einstellung neuen Personals, der Produkt- und Serviceentwicklung und möglichen Expansionen. Meist lohnt sich eine flexible Lösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann.

Zur Flexibilität gehört es auch, einen innovativen Anbieter zu wählen, der mit neuen Technologien Schritt hält. Vorausdenkende Anbieter helfen dir, wettbewerbsfähig zu bleiben, wenn dein System sich weiterentwickelt und an deine zukünftigen Geschäftsanforderungen angepasst wird.

5. Die preisgünstigste Option wählen

Der häufigste Fehler im Softwareauswahlprozess besteht darin, die Lösung zu wählen, für die man das günstigste Angebot erhalten hat. Natürlich ist es sinnvoll, ein Budget festzulegen und sich daran zu halten, doch genauso wichtig ist es, die Gesamtbetriebskosten (TCO) über den geplanten Lebenszyklus der Software hinweg einzukalkulieren.

Jay Allen, Publisher von Unseen Japan, erzählte uns, dass er sich für die „billigste, mit den geringsten Kosten verbundene“ Möglichkeit zum Hosten von Content entschieden hatte, als er mit seiner Online-Publikation begann. Wegen Komplikationen mit der kostenlosen Hosting-Software wechselte er schließlich zu einer kostenpflichtigen Alternative, doch zuvor musste er mehr als 300 Inhalte zur neuen Plattform migrieren.

Was ich daraus gelernt habe? Dass man bekommt, wofür man bezahlt – und wenn man nichts bezahlt, ist das nicht viel.

Jay Allen

Die Gesamtbetriebskosten umfassen Hardware, die eventuell benötigt wird, um die Software auszuführen (oder Abonnementgebühren für Software-as-a-Service), sowie Kosten für die Implementierung, Wartung, Integration und Schulungen. Insbesondere Integrationskosten können sich im Laufe der Zeit zu einer hohen Summe aufsummieren, je nachdem, wie häufig Upgrades oder zusätzliche Anwendungen benötigt werden.

Möchtest du die Gesamtbetriebskosten von den Softwarelösungen aus deiner engeren Auswahl berechnen? Unser TCO-Rechnet macht es dir leicht.

Der Softwareauswahlprozess erfordert viel Planung und Recherche

Im Durchschnitt dauert es 9 bis 18 Monate, erfolgreich eine neue Software auszuwählen und zu implementieren.

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Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Sie stellen keine Empfehlung von Software Advice dar.

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Über die Autoren

Brian is an associate principal analyst for Software Advice.

Brian is an associate principal analyst for Software Advice.


Content Analyst für Software Advice. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

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