Das ultimative Softwareauswahl-Vorgehensmodell

Veröffentlicht am 29.12.2021 von Andrew Conrad und Rosalia Pavlakoudis

Das ultimative Softwareauswahl-Vorgehensmodell Header

Bei der Softwareauswahl gilt es vieles zu bedenken. Manche Faktoren sind offensichtlich, andere werden leicht übersehen. Wer die falschen Funktionen und Services priorisiert, verschwendet schnell eine Menge Geld und wird im Wettbewerb zurückgeworfen – und es erst beim zweiten Versuch richtig zu machen ist unnötig mühsam und kostspielig.

Egal in welcher Branche du tätig bist: Du solltest dir eine durchdachte, ganzheitliche und sorgfältige Strategie für die Softwarebewertung überlegen, die alle denkbaren Faktoren einbezieht und den langfristigen ROI priorisiert. Das in diesem Artikel vorgestellte Softwareauswahl-Vorgehensmodell hilft dir, dich im Labyrinth der Möglichkeiten zurechtzufinden.

Deshalb ist ein Softwareauswahl-Vorgehensmodell so wichtig

Vielleicht denkst du jetzt: „Wie schwer kann das schon sein? Ich finde Software, die mir gefällt, und kaufe sie. Fertig.“

Doch diese Denkweise kann riskant sein. Du würdest keine Aktien kaufen, ohne dich über ihre langfristige Rentabilität zu informieren – und das gilt auch für Software. Kurzsichtiges Handeln kann Wachstum und Stabilität sehr im Wege stehen und dazu führen, dass Unternehmen gegenüber der Konkurrenz ins Hintertreffen geraten oder an Relevanz verlieren.

Bei der Softwareauswahl solltest du die folgenden Faktoren genau analysieren:

  • Deine Geschäftsanforderungen Jedes Unternehmen ist anders. Eine freiberufliche Grafikdesignerin braucht eine sehr andere Buchhaltungssoftware als ein Bauunternehmen. Bevor du eine Softwarelösung beurteilen kannst, musst du wissen, wonach genau du suchst.
  • Das Produktportfolio des Anbieters Manche Anbieter bieten nur ein einziges All-in-One-Produkt, andere bieten eine Reihe von spezialisierten Optionen für verschiedene Branchen und Prozesse. Vergleiche die Unterschiede zwischen den Produkten im Detail, damit du genau das bekommst, was du benötigst – nicht mehr und nicht weniger.
  • Zukünftige Technologien Bei diesem Punkt ist es natürlich schwer, Prognosen zu treffen. Doch Software ist eine Investition für viele Jahre. Indem du dich damit beschäftigst, welche technologischen Entwicklungen es voraussichtlich geben wird und welche Anbieter planen, sie sich zunutze zu machen, kannst du die Lebensdauer eines Produkts verlängern und benötigst seltener ein Upgrade.

Wir konzentrieren uns in diesem Artikel auf das Thema der Softwareauswahl, aber behalte auch allgemein im Blick, wie neue Technologien deinem Unternehmen helfen können, sich auf die Zukunft vorzubereiten und neuen Herausforderungen gewachsen zu sein. Solche Analysen sollten nicht nur im Softwarekaufprozess, sondern auch im alltäglichen Betrieb Routine sein, also mach sie zur Gewohnheit, falls sie es nicht bereit sind.

Wichtige Faktoren beim Softwarevergleich

Beim Vergleich von Softwareanbietern fällt es oft schwer, zu entscheiden, wo man überhaupt anfangen soll. Der Markt ist riesig und äußerst vielfältig, eine bunte Mischung aus All-in-One-Lösungen, branchenspezifischen Produkten und allem dazwischen.

Wenn man den Prozess der Softwareauswahl auf das Wichtigste herunterbricht, gibt es jedoch einige universelle Entscheidungsfaktoren, die für Unternehmen aller Größen und Branchen gleichermaßen gelten. Diese grundlegenden Überlegungen haben wir in einem anpassbaren Softwareauswahl-Vorgehensmodell zusammengefasst. Lade einfach die nachstehende Vorlage herunter, gib deine gewünschten Funktionen und Geschäftsanforderungen ein und beurteile die in Frage kommenden Anbieter dementsprechend.

So findest du den perfekten Softwareanbieter

Lade unser Softwareauswahl-Vorgehensmodell herunter, um Informationen aus deiner Software-Recherche und Produktdemonstrationen zusammenzustellen und den besten Softwareanbieter für dein Unternehmen zu finden. Du kannst die Vorlage auch an Softwareanbieter schicken und sie darum bitten, sie auszufüllen.

Screenshot Softwareauswahl-Vorgehensmodell

Softwareauswahl-Vorgehensmodell herunterladen

Lass uns die einzelnen Faktoren näher betrachten:

Funktionen

Dies sind die Funktionen der Software – und das kann vieles bedeuten. Der Einfachheit halber lassen sie sich in zwei Arten von Funktionen unterteilen:

Allgemeine Funktionen sind abstrakter, schwerer zu definieren und nicht mit einem Mausklick ausführbar. Beispiele sind künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Integrationen, Geschwindigkeit und allgemeine Zuverlässigkeit.

Spezifische Funktionen sind bestimmte Aufgaben oder Möglichkeiten in der Software. Beispiele sind Prognosen, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen oder Materiallisten, also konkrete Softwarekomponenten, die dir bei einem bestimmten Geschäftsprozess helfen.

Abhängig von deinen geschäftlichen Anforderungen kannst du Funktionen als „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ einteilen. So kannst du deine Liste auf Anbieter eingrenzen, die alle Must-have-Funktionen bieten.

Schulungen und Support

In einer perfekten Welt könntest du eine Software herunterladen, auf „Installieren“ klicken und sofort weiterarbeiten – doch in der Realität ist es selten so einfach.

Insbesondere wachsende Unternehmen mit zahlreichen Nutzenden und komplexen Arbeitsabläufen benötigen meist Unterstützung dabei, die neue Software zu implementieren und zu lernen, sie zu nutzen.

Die meisten Anbieter bieten in der ein oder anderen Form Schulungen und Support an, von Online-FAQs bis hin zu umfassender Unterstützung bei der Implementierung.

Vergleiche die Schulungs- und Supportoptionen von Anbietern:

Support- und Schulungsangebote von Softwareanbietern

Der Mehrwert der Schulungs- und Supportangebote eines Anbieters hängt von der Größe und Struktur deines Unternehmens ab. Überlege dir, was für dich optimal ist, bevor du Angebote vergleichst.

Bereitstellung

Welche Bereitstellungsart du für deine Software wählst, hängt von der Größe und den Anforderungen deines Unternehmens ab. Im Allgemeinen gibt es folgende Optionen:

On-Premises-Software wird lokal gehostet und gewartet, üblicherweise von der IT-Abteilung eines Unternehmens. Diese Bereitstellungsoption bietet ein höheres Maß an Eigenverantwortung und Anpassungsmöglichkeiten. Sie eignet sich besonders für etablierte Unternehmen, die über die nötigen Ressourcen verfügen. Mögliche Nachteile: Die Implementierung kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, wichtige Software-Updates und andere Wartungsvorgänge sind komplizierter und Unternehmen, die sich für die Zukunft mehr Agilität wünschen, werden in ihren Möglichkeiten beschränkt.

Cloudbasierte Software wird vom Anbieter oder einem Drittanbieter gehostet und gewartet. Sie ist üblicherweise von jedem Gerät mit einem Webbrowser aus zugänglich. Cloudbasierte Software ist zwar weniger anpassbar, aber bietet dafür in der Regel mehr Stabilität und Sicherheit, besonders für kleine Unternehmen, die nicht genügend Personal für die interne Verwaltung von Daten haben. Üblicherweise geht die Implementierung auch schneller vonstatten als bei On-Premises-Lösungen.

Bei einer hybriden Bereitstellung werden On-Premises- und Cloud-Software kombiniert und cloudbasierte Software auf den privaten Servern eines Unternehmens gehostet. Üblicherweise ist diese Option für KMU weniger relevant als für Großunternehmen, die sowohl von der Zugänglichkeit der Cloud als auch von der Anpassungsfähigkeit von On-Premises-Lösungen profitieren wollen.

Hardware und Mobilität

In der Softwarewelt des 21. Jahrhunderts steht Mobilität an erster Stelle. Smartphones und das Internet of Things (IoT) sind allgegenwärtig und haben neue und bessere Arten der digitalen Kommunikation ins Leben gerufen, die Unternehmen eine flexible Ergänzung von Desktop-Systemen bieten. Noch vor einigen Jahren waren solche Überlegungen optional oder ein Nice-to-have, doch heute sind sie unverzichtbar.

Beachte beim Vergleich der Hardwareoptionen von Anbietern folgende Punkte:

Betriebssysteme bilden die Schnittstelle zwischen Hardware und Software eines Desktop-Computers oder Laptops. Die meisten Unternehmen nutzen macOS, Windows oder Linux und für alle drei Betriebssysteme ist eine Vielzahl von Softwareoptionen verfügbar. Doch der zugrunde liegende Aufbau dieser Betriebssysteme unterscheidet sich erheblich, sodass Anbieter unterschiedliche Softwareversionen für verschiedene Betriebssysteme entwickeln müssen. Achte also zwingend vor dem Kauf darauf, ob eine Software mit deinem Betriebssystem kompatibel ist.

Mobile Kompatibilität ist auf zweierlei Weise möglich: Manche Softwarelösungen verfügen über eine eigenständige mobile App, andere sind über mobile Browser zugänglich. Dabei ist eine Option nicht unbedingt besser als die andere: Dies hängt einfach von der Architektur und Anpassbarkeit der Desktop-Plattform ab. Manche Anbieter bieten über mobile Browser wie Chrome oder Safari den vollen Funktionsumfang, andere begrenzen sich auf wesentliche oder spezielle Aufgaben – und dies gilt genauso für mobile Apps.

Die IoT-Integration umfasst den mobilen Zugriff, aber geht auch weit darüber hinaus. Heutzutage ist nahezu jedes internetfähige Gerät softwarekompatibel, ob Smart-TVs, Alexa oder ein Autoradio. Bisher wird meist noch nicht das volle Potenzial dieser Technologien ausgeschöpft, aber im Hinblick auf zukünftige Entwicklungen könnte es sich lohnen, jetzt einen Anbieter zu wählen, der IoT priorisiert. Auf diese Weise verlängerst du die Lebensdauer deiner Investition: Mag sein, dass du heute noch keine CRM-Software auf deinem Kühlschrank brauchst, aber wer weiß, wie es in fünf Jahren aussieht?

Preismodelle und nächste Schritte

Du weißt nun, worauf du bei der Softwareauswahl achten solltest, und kannst mit unserem Vorgehensmodell beginnen, deine Optionen auf eine kurze Liste einzugrenzen. Spätestens jetzt kommt natürlich auch das Thema Preis ins Spiel. Es gibt zahlreiche Faktoren, die den endgültigen Preis einer Softwarelösung beeinflussen. Achte auf Folgendes:

Die Preismodelle für die meisten Softwaretypen basieren entweder auf einer unbefristete Lizenz oder einem Abonnement.

  • Bei einer unbefristeten Lizenz zahlen Unternehmen im Voraus eine größere Summe und erwerben die Software für die dauerhafte Nutzung.
  • Bei Abonnements wird eine kleinere wiederkehrende Gebühr erhoben, oft wahlweise auf Monatsbasis oder als Jahresabonnement zu einem reduzierten Preis.
  • Auch kostenlose oder Open-Source-Software ist eine Option. Sie bietet sich vor allem für Unternehmen mit umfangreichem Know-how in der Softwareentwicklung an, da sie meiste weniger sofort einsatzbereite Funktionen bietet als kostenpflichtige Software.
  • Die meisten Softwarelösungen kannst du außerdem kostenlos testen.

Die Preisspanne hängt meist von der gewünschten Zahl der Nutzenden ab. Oft gibt es Starterpakete (für etwa ein bis vier Personen), mittlere Optionen (etwa fünf bis neun Personen) und Premium-Optionen (ab zehn Personen). Die tatsächlichen Preise für diese Optionen hängen natürlich von der Art der Software ab.

Es gibt verschiedene Arten von Kosten, die du in deine Überlegungen einbeziehen solltest: Vorabkosten, wiederkehrende Kosten und vermiedene Kosten.

  • Vorabkosten zahlst du direkt beim Kauf: Sie umfassen die Kosten für die Installation, Anpassungen, Integrationen und unbefristete Lizenzen.
  • Wiederkehrende Kosten umfassen Wartung und Support sowie eventuelle Abonnementgebühren.
  • Vermiedene Kosten sind weniger greifbar, aber nicht weniger wichtig: Dies ist das Geld, was du durch Effizienzsteigerungen, Business Intelligence und weitere Vorteile durch Modernisierungen einsparst.

Dieses Softwareauswahl-Vorgehensmodell kann natürlich nur ein grober Leitfaden sein und es ist nicht unwahrscheinlich, dass du bei diesem komplexen Entscheidungsprozess auf manche Hindernisse stoßen wirst. 

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Sie stellen keine Empfehlung von Software Advice dar.

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über die Autoren

Andrew is a senior writer for Software Advice.

Andrew is a senior writer for Software Advice.


Content Analyst für Software Advice. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

Content Analyst für Software Advice. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.