SmartProcess

Vorteile

Einfach zu lernen, sehr intuitiv, Automatische Übersetzung mit Deepl im Hintergrund wird sehr viel verwendet. Lizenz Verwaltung funktioniert auch super (Lizenzen auf andere Mitarbeiter übertragen). Die einfache Modellierung von eigenen Workflows ist gut gemacht. Hiermit haben wir schon Mitarbeiterumfragen gemacht und managen unser KVP-Wesen.

Nachteile

Es gibt keine Benachrichtigung im System selbst, sondern nur über E-Mails. Mitarbeiter, die keine eigene E-Mail Adresse haben, bekommen viele Nachrichten nicht oder nur umständlich. Und wir nutzen den "News" Bereich als "Schwarzes Brett" um unternehmensweite Infos zu kommunizieren. Hier wäre etwas mehr Funktionalität oder ein eigenes Modul wünschenswert (Z.B. mit Sortierung der aktuellen News und Archivierung von nicht mehr gültigen)..

Vorteile

-Hohe Akzeptanz bei den MA
-Macht Spaß damit zu arbeiten
-Besonders gut: Verlinkungen der Prozesse, mehrere Ebenen der Prozessdarstellungen möglich
-Externer Auditor beschrieb SmartProcess als sehr anschaulich, farbenfroh und anwenderfreundlich

Nachteile

Import von exportierte Signavio Dateien zu SmartProcess: Importieren wir Dateien von Signavio nach Smartprocess, wird nur eine Lane übertragen, und IT-Symbole, Kommentare und die Formatierung von Gateways werden nicht übertragen

Vorteile

Die einfache Bedienung und die kurzfristige / schnelle und kompetente Unterstützung durch den Service.

Nachteile

Dass manche Dokumente nicht so funktionieren, wie sie sollen (statt dass eine pdf erzeugt wird, bleibt ein unausgefülltes Word-Dokument zu versenden).
An was dies liegt, kann ich als Admin nicht erkennen.

Vorteile

Man kann fast alles selbst konfigurieren. Das Tool ist vielseitig einsetzbar. Die Hilfe bietet einen umfangreichen Einblick, ebenso die Videos.

Nachteile

Schnittstellen sollten erweitert werden. Direkt zu SAP oder PowerBI. Bei Prozessen muss jedes Feld übersetzt werden, was mühselig ist.

Vorteile

Übersichtlichkeit und Anpassungsfähigkeit.
Durch den Workflow-Editor kann man vorhandene Prozesse perfekt (teil-)automatisieren.

Nachteile

Einige Funktionen sind noch nicht ganz ausgereift. Es ist aber nichts weltbewegendes. Es wird ja auch nach und nach geupdated.

Fehlende REST-API um noch mehr mit dem System machen. (Ich bin mir bewusst dass es eine gibt, aber nur für Katalog-Einträge)

Vorteile

Abbilden von Prozessen anhand von Workflows

Nachteile

Die Erstellung eines Workflows ist nicht immer gleich selbsterklärend. Bedarf erstmal einer Einarbeitung.

Vorteile

Der Freigabeworkflow für Prozesse und Dokumente inkl. Mergefields und Information an die User. Die Maßnahmenverfolgung, das Audittool. Der Support ist Spitze und auch der feste Ansprechpartner, der Details des Unternehmens und der Einstellungen kennt, löst schnell Probleme. Support nimmt Verbesserungsvorschläge auf und setzt nach Möglichkeit im nächsten Update auch um.

Nachteile

Die Prozessdesigner müssen auf wenige Personen eingegrenzt sein, ansonsten werden die Swimlanes nicht richtig wiederverwendet und die User nicht sauber zugeordnet.
In Konzernstrukturen sollte man die Sprachen bei der Implementierung festlegen, später wird es aufwendig.
Bei manchen Softwareeinstellungen ist das Verständnis am Anfang wichtig, ansonsten richtet man Dinge falsch ein, die aufwendig korrigiert werden müssen.

Vorteile

Am wirksamsten finde ich persönlich das Workflow-Modul, mit welchem du deine Abläufe selbst erstellen kannst - natürlich nur mit der nötigen Übung :-)

Nachteile

Die fehlende Datenbankschnittstelle hat uns anfangs am meisten geplagt - nur haben wir dies über Kataloge wunderbar umgehen können.

Vorteile

Die einfache Möglichkeit der Workflow Programmierung zur Steuerung der Aufgaben und Prozesse war ein Entscheidungskriterium, das sich in der täglichen Arbeit bewährt hat. Einfacher E-Mail Import, schnelle Formularanpassungen, Berichtvorlagen auf Word und Excel Reports erleichtern die tägliche Arbeit mit Smart Process. Die Software läuft stabil und ist Browser-basiert mit guter Performance (Antwortzeit). Nach der Installation und inkludierten Einschulung waren keine weiteren externen Aufwände für Anpassungen oder Programmierung notwendig, da alle Workflows und Auswertungen selber umgesetzt werden konnten.

Nachteile

Die Bedienung ist für Kollegen, die nicht täglich damit arbeiten, am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig.

Vorteile

Design (klar, strukturiert, ansprechend, modern)
Funktionsumfang in Standardvariante (ausreichend für "normales" QM)
Pricing (v.a. Zusatzmodule zu attraktiven Preisen)
Kundensupport bzw. Erstkontakt v.a. im Anschaffungsprozess war gut (nicht zu viel, nicht zu wenig; andere Firmen hatten zu starke Follow-ups mit mehreren E-Mails pro Monat, in denen nachgefragt wurde, ob man sich schon für die Software entschieden hat)

Nachteile

- Wenig technische Dokumentation (Einrichtung/Anbindung ActiveDirectory könnte ausführlicher beschrieben werden)
- Teilweise fehlen in der Software an Stellen Funktionen, die wo anders enthalten sind (z.B. Texteditor wie bei Prozessmodellierung wäre auch bei Katalogen, v.a. Rollenkatalog, sehr sinnvoll)
- genauere Beschreibung der Nutzerverwaltung/Rechtezuweisungen wäre wünschenswert. Das ist für Erstanwender bzw. -administratoren zu rudimentär
- man könnte etwas weiter denken, z.B. bei der Benennung der AD-Berechtigungsprofile (in einem mittleren Unternehmen AD-Gruppen mit der einfachen Bezeichnung "Viewer" anzulegen, ist ungut, da diese AD-Gruppen-Bezeichnungen auch Nachwirkungen in anderen Systemen haben könnten. Besser wäre es, sie z.B. "CWA_Viewer" nennen zu können, um Überschneidungen zu vermeiden.

Vorteile

Am meisten bin ich begeistert von der 3 dimensionalen Struktur der Prozesse. Über das Einbinden von Sub-Prozessen kann man beliebig tief in die detaillierte Beschreibung der Abläufe einsteigen, kann alle notwendigen Dokumente anhängen und findet somit "kinderleicht" alle Informationen genau da, wo man Sie suchen würde. Die Dokumentation unserer Prozesse in Verbindung mit der Darstellung der Wechselbeziehungen hat mit Anwendung der SmartProcess Software ein besondere Qualität erhalten.

Nachteile

Ich kann hier keine Nachteile anführen, ich bin sehr überzeugt von SmartProcess.

Vorteile

Die intuitive Bedienung bei der Erstellung von Prozessmodellen. Die Möglichkeit eigenständig Workflows zu erstellen.

Nachteile

An manchen Stellen scheinen die Potenziale nicht ausgeschöpft zu sein. Bsp.: Es können Rollen angelegt werden, welche einem Mitarbeiter zugeordnet werden können. Diese Rollen könnten als Funktions- oder Stellenbeschreibung dienen. Allerdings kann aus einer Rolle nicht einmal eine pdf-Datei erzeugt werden.
Sofern die Tätigkeiten und Befugnisse anders aufgebaut wären, wäre eine Tätigkeitsmatrix für einen guten Überblick möglich. Wer darf was, wer kann wo eingesetzt werden?
Bei manchen Feldern fehlt die Möglichkeit den Orga-Baum zu verwenden. Dadurch Fehleranfälligkeit, wenn bspw. Freigebende oder zusätzliche Ersteller manuell eingetippt werden müssen.

Vorteile

schnelles und einfaches Hochladen von Dokumenten, Leichte Erstellung von Prozessen und ein hervorragender Versionsvergleich, leichter Austausch von Dokumenten. Reporting-Area

Nachteile

Versionsvergleich bei Dokumenten fehlt, WebParts auf der Startseite sind zur Star für uns als Unternehmen mit mehr als 30 Tochtergesellschaften. Volltextsuche ist zu unübersichtlich. Workflow startet nicht automatisch - dadurch vergessen einige MA diesen nach Bearbeitung zu starten

Vorteile

Die Prozessmanagement- und Dokumentenverwaltungsfunktion

Nachteile

Die Funktion des Organigramms. Es soll in CWA kein human resources Organigramm geben sondern nur ein Organigramm mit dem Abhängigkeiten und Verantwortungen gesteuert werden. Dennoch wäre ein human resources Organigramm mehr als Sinnvoll und der Titel in CWA ist entsprechend auch irreführen wenn man die Software noch nicht kennt und sich die Software beschaffen möchte.

Vorteile

Bedienung für den Endnutzer einfach und dadurch höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Nachteile

Teilweise umständliche Funktionen gerade im Bereich der Prozessmodellierung.

Vorteile

Das aus erfolgten Eingabe tolle Reports erstellt werden können

Nachteile

Die Einarbeitung in das System war nicht so einfach wie erhofft. Wie mit allem Neuen muss man sich erstmal an die Oberfläche und die Menüführung gewöhnen

Vorteile

Workflows können selber programmiert werden (unbegrenzte Anzahl), Software wird laufend verbessert, Support hilft unkompliziert bei Problemen

Nachteile

Am Anfang gab es keine Release notes bei Softwareupdates

Vorteile

Es enthält eine Vielzahl von Funktionen, diese könnten jedoch besser beschrieben sein. Anfangs muss man sehr viel probieren, bis man die richtige Funktion erwischt.

Nachteile

Das Video auf der Website lässt die Bedienbarkeit des Tools als sehr einfach erscheinen. Im Doing selbst ist es nicht mehr ganz so einfach.

Vorteile

Die doch recht logische Bedienung der Software

Nachteile

Die Schulungsmatrix muss viel strukturierter werden. Themen müssen (in der Darstellung) zu Kategorien zusammengefasst werden können. Es müssen Level des Know-how pro Schulung auswahlbar ein.

Das Organigramm muss auch noch optimiert werden. Die Rolle und der Stelleninhaber sollten nicht auf der Ebene der darunter liegenden Orgaeinheit angezeigt werden

Vorteile

Visuelle Umsetzung aller Prozessabläufe mit Integartion aller Dokumente war leicht zu realisieren.
Die Reklamationsbearbeitung ist effektiv und spart Zeit.

Nachteile

Bei den Reklamationsberichten kann die Zuordnung der Fotos verbessert werden.

Vorteile

The system is user friendly and the available functions allow us to create many workflows that support our business processes. Our processes are clear and transparent to the whole business for each user at every level. The reporting function is very beneficial for monitoring and managing.

Nachteile

External persons (supplier/customer) not being able to save a form sent from SmartProcess, to send at a later date. As this means the user must complete the form in one go, which can be challenging when the forms are lengthy.

Vorteile

I like the new front-end that came along with the update in June 2018. Especially the document management system is very handy and simplifies my job in the quality department.

Nachteile

There are periods when the software is somewhat slowly. A few features are missing, like some field functions to readout ALL information you want into your documents.

Vorteile

The system is easy to use and very well supports process modeling with documentation control. The system also has workflows that make it easy to manage processes. One big advantage of the system is the local system administrator and the possibility to modify workflows, forms, etc. without having to contact the system supplier every time. A big success with CWA is their support function, which works really well and most of the times you get a response within a couple of hours.

Nachteile

There are some weaknesses in system to allow users filter their tasks in home page to show only the tasks where instant actions are required. Now Filtering can be done in cases, but filter doesn´t apply to home page. Other weakness what causes sometimes a lot of wasting time when creating new forms in workflows. When there is fields with same name it is really difficult to select correct one. This causes forms to not working at all or even crash the workflow totally This weakness could be fixed with visible field codes which are unique, then it is easy to use same source field in all places without temporary naming.

In Betracht gezogene Alternativen

QT9 QMS und Trackmedium eQMS

Gründe für den Wechsel zu SmartProcess

Smartprocess was able to meet most of our requirements and the system seemed easy to use. Smartprocess also had configurable workflows, which was a huge advantage for the future development of the system. The pricing was also at the right level that the company could afford, if the system had been more expensive, we would not have been able to invest in it.

Vorteile

The tool is very flexible, easy to use and pretty straightforward. It can easily be customized and provides a very good overview about all our processes.

Nachteile

Some users were struggling a bit when using the process explorer to design processes, but this could be solved rather quick.

Vorteile

The process modelling is intuitive and helpful in both the design period and for users. The customisation options give a plenty of flexibility. Document management options are easy to use and great for organising controlled documents.

Nachteile

It is not always easy to find the correct settings that you need to change and the workflow management takes time to get used to.