Arbeitsproduktivität richtig berechnen: Darauf solltest du achten

Veröffentlicht am 15.12.2023 von Rosalia Mousse

In diesem Artikel erfährst du, warum es wichtig ist, die Arbeitsproduktivität deiner Mitarbeiter zu berechnen, welche Formel du dafür verwenden kannst und wie du damit die Mitarbeiterproduktivität steigern kannst. 

Arbeitsproduktivität berechnen Header

Die Produktivität der Angestellten ist zweifellos einer der zentralen Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Aber wie kann man sie genau ermitteln und berechnen? Welche Vorgehensweise wird empfohlen? 

Die durchschnittliche Produktivität der Mitarbeiter zu berechnen kann eine schwierige Aufgabe sein, besonders in heutigen hybriden Arbeitsumgebungen. In diesem Artikel tragen wir Strategien, Metriken und Best Practices zusammen, mit denen du die Arbeitsproduktivität deiner Mitarbeiter berechnen kannst.

Was ist die Arbeitsproduktivität und warum lohnt es sich, sie zu berechnen? 

Die Arbeitsproduktivität bzw. Mitarbeiterproduktivität ist laut Definition ein Maß dafür, wie effizient Arbeitskräfte ihre Aufgaben erledigen. Genauer gesagt gibt die Arbeitsproduktivität an, wie viel Arbeit die Mitarbeiter im Verhältnis zur eingesetzten Zeit und ihrem Arbeitsaufwand erledigt bekommen.

Arbeitgebern bringt das Berechnen der Arbeitsproduktivität folgende Vorteile und Möglichkeiten:

  • Herausfinden, in welchen Bereichen Angestellte mehr Unterstützung und Schulungen benötigen, und Schulungsprogramme für die wichtigsten Bereiche entwickeln.
  • Ermitteln, auf welche Weise und weshalb bestimmte Angestellte als besonders erfolgreich herausstechen, um diese Erfolge auch mit dem restlichen Team zu erzielen.
  • Zusammenhänge zwischen der Mitarbeiterproduktivität und dem allgemeinen Geschäftsfortschritt erkennen und Führungsstrategien anpassen, um effektiver zu arbeiten.
  • Datengestützte Entscheidungen zu Einstellungen oder Entlassungen treffen und insgesamt die Mitarbeiterproduktivität steigern.

Um diese Vorteile zu realisieren, ist es wichtig, genau zu überlegen, aus welchem Grund die Arbeitsproduktivität ermittelt werden soll. Indem sie ein klares Ziel für die Auswertung der Mitarbeiterleistung definieren, können Führungskräfte gegenüber ihren Teams erfolgreich die Gründe für Metriken und KPIs zur Produktivität kommunizieren. 

Außerdem kann das Management die Arbeitsweisen von Angestellten effektiver analysieren und herausfinden, wie Teams effektiver arbeiten können.

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Eine gute Schulungssoftware hilft dir, diese Herausforderung zu meistern. Webbasierte Schulungstools bieten die nötige Flexibilität für hybride Schulungen, an denen Angestellte vor Ort genau wie remote teilnehmen können.

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Wie berechnet man Arbeitsproduktivität?

Zur Formel zum Berechnen der Arbeitsproduktivität gehören Produktivitätsmetriken in drei Bereichen: Aktivitäten, Produktivitätsergebnisse und voraussichtliche Produktivität.

Aktivitätsmetriken

Mit Aktivitätsmetriken kannst du die Leistung von Mitarbeitern bei der Remote-Arbeit einschätzen. Die Metriken messen z. B. die aufgewendete Zeit oder die Häufigkeit bestimmter produktivitätsbezogener Aktivitäten. Die Produktivität lässt sich besser beurteilen, wenn man Muster bei der Art der ausgeführten Aufgaben ermittelt und analysiert, wie Angestellte ihre Zeit einsetzen.

Unter anderem können die folgenden Aktivitätsmetriken gemessen werden:

  • Zeit in Stunden, die Angestellte vor ihren Bildschirmen verbracht haben
  • Zeit, die Angestellte mit Routine- oder Nicht-Routineaufgaben verbracht haben
  • Verhältnis von Überstunden zu regulären Arbeitsstunden 
  • Durchschnittlich mit Kommunikations-Apps verbrachte Zeit
  • Mit der Nutzung geschäftskritischer Anwendungen verbrachte Zeit

Wenn Vorgesetzte die Aktivitäten der Angestellten verfolgen, passiert es schnell, dass dies den Angestellten unangenehm ist, als Mikromanagement wahrgenommen wird oder die Motivation und Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigt. Daher sollten Aktivitätsmetriken nur dort erhoben werden, wo es wirklich sinnvoll und gut begründbar ist. 

Nimm dir Zeit, genau zu erklären, welche Daten du aus welchem Grund erhebst und wie dies den Einzelnen und dem Unternehmen zugute kommt. Ansonsten haben die Angestellten schnell das Gefühl, dass du sie überwachst, weil du ihnen nicht vertraust.

Metriken zu Produktivitätsergebnissen

Mit diesen Metriken kannst du die Ergebnisse der Arbeit jeder Person beurteilen. Üblicherweise wird dazu eine Kombination aus projektbasierter Arbeit und spontan durchgeführten Aufgaben genutzt, um ein umfassendes Bild von den Ergebnissen der Arbeit zu erlangen. 

Welche Produktivitätsmetriken hilfreich sind, unterscheidet sich je nach Branche, etwa:

  • Von einzelnen Vertriebsteammitgliedern erzielte Umsätze
  • Summe der neuen Umsätze, an deren Erzielung einzelne Teammitglieder beteiligt waren
  • Zahl der neuen Verträge, zu denen eine Person beigetragen hat
  • Häufigkeit, mit der Mitarbeiter des technischen Supports Probleme beim ersten Kontakt lösen können
  • Anzahl der Akquisitionsanrufe, die Teammitglieder in einem bestimmten Zeitraum tätigen

Metriken zu Produktivitätsergebnissen sind oft deckungsgleich mit einigen der häufigsten Ziele in Bezug auf die Mitarbeiterleistung. Möglicherweise erwarten die Angestellten sogar, dass diese Metriken verwendet werden, und sie lassen sich oft leicht mit ihren eigenen Zielen in Einklang bringen.

Eine Person im Vertriebsteam, die durch eine Kombination aus einem festen Gehalt und einer Provision entlohnt wird, könnte beispielsweise das Ziel anstreben, monatlich 10 % mehr Verträge abzuschließen als im Vorjahr. Dieses Ziel kann mit einer Produktivitätsmetrik verknüpft werden, die aussagt, wie oft die Person neue Kundschaft gewinnt.

Trotzdem ist es wichtig, auch hier ein gutes Gleichgewicht zu finden, denn Produktivitätsmetriken können ein zweischneidiges Schwert sein. Schnell passiert es beispielsweise, dass Vorgesetzte sich zu sehr darauf konzentrieren, wie viel Zeit Angestellte mit der Kontaktaufnahme zu potenziellen Kunden verbringen, statt zu analysieren, was die einzelnen Interaktionen überhaupt bewirkt haben.

Um diese Tendenz zu vermeiden, sollten Vorgesetzte darin geschult werden, ausgewogene Ziele zu setzen, die sowohl die Aktivitäten der Angestellten berücksichtigen als auch deren (positive oder negative) Auswirkungen auf die allgemeinen Geschäftsziele.

Metriken zur prognostizierten Produktivität

Die Metriken messen Faktoren, die die Produktivität in der Zukunft beeinflussen könnten. Viele Unternehmen behalten die Produktivität mit retrospektiven Metriken im Blick, doch es lohnt sich, auch Indikatoren für die Zukunft zu betrachten, vor allem solche, die auf Produktivitätsprobleme hinweisen könnten. 

Hier kommen prädiktive Metriken ins Spiel. Dazu gehören Metriken wie die folgenden: 

  • Häufigkeit, mit der Personen Projekte an andere Teammitglieder übergeben 
  • Verhältnis von Projektleitern zu Mitarbeitern
  • Durchschnittlich für die Projektdurchführung benötigte Zeit
  • Häufigkeit und Art von Technik- und Softwareproblemen 

Um die Produktivität von Remote-Teams zu steigern, kannst du beispielsweise externe Faktoren ermitteln, die sich auf ihre Leistung und ihre Zufriedenheit auswirken.

Analysiere, wie effektiv die Kommunikationskanäle für den Kontakt zu den vor Ort arbeitenden Teammitgliedern sind. Probleme mit der für die Zusammenarbeit genutzten Software können darauf hinweisen, dass bald mit Produktivitätseinbußen zu rechnen ist, vor allem bei Arbeitskräften, die regelmäßig mit anderen zusammenarbeiten müssen.

Wenn Angestellte ihre Aufgaben müheloser effektiv erledigen können, gelingt es ihnen besser, ihre Ziele zu erreichen, sie sind zufriedener mit ihrer Arbeit und es werden bessere Geschäftsergebnisse erzielt.

Projektmanagementsoftware erleichtert die Verwaltung größerer Projekte und Einzelaufgaben und dient als zentrale Informationsquelle für prädiktive Metriken und Analysen. 

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Wichtige Überlegungen zum Berechnen der Arbeitsproduktivität

Beim Messen der Produktivität neigt man schnell einmal dazu, das Pferd von hinten aufzuzäumen und sich direkt auf bestimmte Kennzahlen zu stürzen. Doch auch wenn eine Metrik interessante Informationen liefert, sind die Gründe dahinter oft bedeutender. 

Damit du objektiv überblicken kannst, aus welchen Gründen du die Mitarbeiterproduktivität misst, und dich dabei für die richtigen Metriken entscheidest, beantworte die folgenden Fragen:

  • Wie wichtig ist es, die Mitarbeiterproduktivität zu messen, und warum?
  • Auf welche Weise können die erfassten Daten zum Erreichen von Unternehmenszielen beitragen?
  • Welche produktivitätsbezogenen Metriken liefern die nützlichsten Daten für unsere Ziele?
  • Auf welche Stakeholder wirkt sich dieser Prozess am stärksten aus und wie werden sie die Daten nutzen können?

Metriken zur Arbeitsproduktivität liefern zwar wertvolle Informationen, aber können auch zu Konflikten am Arbeitsplatz führen. Achte also von Anfang an auf mögliche Spannungen oder Warnzeichen. 

Schwierigkeiten und Konflikte zeigen sich in verschiedenen Rollen und Abteilungen auf ganz unterschiedliche Weise, sodass es selten reicht, nur auf bestimmte konkrete Hinweise zu achten. Allerdings gibt es einige häufig vorkommende Problempunkte, die sich negativ auf die Produktivität und Jobzufriedenheit auswirken können:

  • Schlecht gestaltete Arbeitsprozesse: Das ist der Fall, wenn Angestellte neue Systeme erstellen müssen, nur um eine Aufgabe zu erledigen, oder mühsame Prozesse ihnen beim Erreichen von Zielen im Weg stehen.
  • Überlastete Teams: Wenn sich mehr und mehr Aufgaben stapeln, ohne dass Teams mehr Zeit, Personal oder Hilfe bekommen, kann das nicht lange funktionieren. Auch der Druck, erst die richtigen Informationen für bestimmte Aufgaben finden zu müssen, kann Teams belasten und ausbremsen.
  • Unzureichende oder blockierte Ressourcen: Wenn es an Geld oder den richtigen Teammitgliedern fehlt, weil Budgets statisch bleiben, egal was im Jahresverlauf geschieht, kann dies die Produktivität stark beeinträchtigen.
  • Starre Prozesse: Fehlende Flexibilität kann zu Verzögerungen führen, die ein produktives Arbeiten erschweren, besonders wenn Prozesse nur selten überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Alle Führungskräfte sollten aktiv lernen, fortlaufend mit allen vor Ort und remote arbeitenden Angestellten im Gespräch zu sein und über Produktivitätsmetriken, den Kontext ihrer Erhebung und mögliche Probleme zu sprechen. Eine offene Kommunikation trägt stark dazu bei, aussagekräftige Produktivitätskennzahlen zu erhalten.

Mit der richtigen Software die Arbeitsproduktivität leichter berechnen

Sobald du festgelegt hast, was du aus welchem Grund messen möchtest, wird es Zeit zu überlegen, wie du es messen wirst. Hier kommt die passende Software ins Spiel. 

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Über den Autor oder die Autorin

Rosalia ist Content Analyst für Software Advice und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für Software Advice und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.