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Auf eine hohe Mitarbeiterfluktuation reagieren: Ein Leitfaden für das Management

Veröffentlicht am 4.1.2023 Geschrieben von Ines Bahr und Sierra Rogers.

Das Thema Personalknappheit ist in aller Munde, und das nicht nur im Gastgewerbe. Auch wenn die Mitarbeiterfluktuation durch die Corona-Pandemie im Jahr 2020 zunächst ein wenig gesunken ist, liegt sie seit Jahren gleichbleibend bei etwa 33 % und macht vielen Unternehmen zu schaffen.

Fluktuation Personal: auf eine hohe Mitarbeiterfluktuation reagieren

In einer Statista-Befragung von August 2022 gaben je nach Branche 35 bis 49 Prozent der Befragten an, dass eine zunehmende Mitarbeiterfluktuation für sie ein Thema sei und die Herausforderungen steigen würden. An der Spitze lagen dabei die Branchen Reisen und Freizeit sowie Logistik und Transportwesen. Wir alle wissen, wie schwierig es sein kann, sich gleichzeitig um laufende Projekte und um das Recruiting zu kümmern – erst recht, wenn gleich mehrere offene Stellen besetzt werden müssen. Außerdem verursacht es hohe Kosten, wenn gute Mitarbeitende kündigen – sowohl direkte Kosten für z. B. Abfindungen, Stellenausschreibungen und Bewerbungsgespräche als auch indirekte Kosten durch den Produktivitätsverlust von Personen, die bereits beschlossen haben zu kündigen und weniger motiviert sind.

Eine gute Nachricht für Unternehmensleitungen oder Personalverantwortliche, die mit Fluktuation beim Personal zu kämpfen haben, ist: Auch mit einer niedrigeren Zahl an Mitarbeitenden ist es möglich, ein positives und produktives Arbeitsumfeld zu bewahren. Genau dabei soll dieser Artikel helfen.

Zunächst: Was sind die Gründe für eine hohe Mitarbeiterfluktuation?

Mitarbeitende verlassen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen. Manche möchten eine neue Ausbildung in einem anderen Bereich beginnen, andere ziehen in eine andere Stadt oder gehen schlicht und einfach in Rente. Die Fluktuation ist ein normaler Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes. Anlass zur Sorge gibt es nur, wenn die Fluktuationsrate zu hoch ist.

Tipp: Die durchschnittliche Fluktuationsrate variiert von Branche zu Branche. Daher ist es schwierig, einen Normalbereich zu definieren, doch eigene Fluktuationsraten aus den vergangenen Jahren können helfen einzuschätzen, ob die aktuelle Rate höher ist als üblich. HR-Analysesoftware macht es leicht, diese Zahlen im eigenen Unternehmen zu erheben und zu vergleichen.

Eine hohe Fluktuationsrate kann ein Hinweis auf tieferliegende Probleme mit der Unternehmenskultur und Atmosphäre am Arbeitsplatz sein. Die Society for Human Resources (SHRM) nennt vier Hauptgründe für freiwillige Kündigungen von Angestellten.

  • Unzufriedenheit der Mitarbeitenden: Diese Kündigungen hängen mit dem Erleben bei der eigenen Arbeit zusammen. Wenn eine Person beispielsweise den Eindruck hat, in einem Unternehmen keine Aufstiegschancen zu haben, entscheidet sie sich möglicherweise, das Unternehmen zu verlassen.
  • Konkurrierende Angebote: Häufig kündigen Mitarbeitende, um eine andere Stelle mit einem höheren Lohn, einer flexibleren Arbeitsumgebung oder anderen Vorteilen anzunehmen.
  • Negative Erfahrungen: In einem solchen Fall kündigt eine Person aufgrund einer negativen Situation oder Erfahrung am Arbeitsplatz, etwa wegen Konflikten mit schwierigen Teammitgliedern oder wegen Diskriminierung, Mobbing oder Belästigung.
  • Geplante Lebensveränderungen: Oft verlassen Angestellte ihre Arbeitsstelle, wenn sie umziehen, in Rente gehen oder sich ihre familiären Verpflichtungen ändern.

Zu wissen, weshalb Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist eine grundlegende Voraussetzung für die Planung einer geeigneten Reaktionsstrategie. Wenn die Angestellten beispielsweise hauptsächlich ein attraktiveres Gehalt als Kündigungsgrund nennen, könnten Gehaltsanpassungen mit Blick auf marktübliche Gehälter helfen, sie im Unternehmen zu halten.

Als Nächstes sprechen wir über drei Strategien, mit denen Unternehmen herausfinden können, was bei ihnen die vorrangigen Fluktuationsgründe sind.

Ursachen für die Fluktuation des Personals im eigenen Unternehmen aufspüren

Die folgenden drei Maßnahmen können helfen, die wichtigsten Faktoren bei der Mitarbeiterfluktuation zu erkennen.

1. Abschlussgespräche führen

Abschlussgespräche sind Gespräche zwischen Personalverantwortlichen und ausscheidenden Mitarbeitenden, die zwei Hauptziele verfolgen: Sie helfen zu erkennen, wie das Unternehmen sich verbessern kann, und sorgen dafür, dass die scheidenden Mitarbeitenden das Unternehmen mit einem guten Gefühl im Hinblick auf ihre Arbeit und ihre Zeit dort verlassen.

So haben die Mitarbeitenden eine Gelegenheit, ehrliches Feedback dazu zu geben, weshalb sie das Unternehmen verlassen möchten. Wir empfehlen, diese Gespräche als zentralen Punkt in den Offboarding-Prozess für alle Mitarbeitenden aufzunehmen, vor allem in Zeiten hoher Mitarbeiterfluktuation.

Sobald eine Person ihre Kündigung bekannt gibt, sollte für ein oder zwei Tage vor ihrem letzten Arbeitstag ein Abschlussgespräch geplant werden. Üblicherweise führt dies jemand aus der Personalabteilung durch, aber manchmal empfiehlt es sich auch, externe Personen damit zu beauftragen. Jedes Abschlussgespräch sollte aufgezeichnet werden, damit es einfacher wird, Muster in den Kündigungsgründen zu finden.

Mögliche Fragen für Abschlussgespräche:

  • Haben Sie den Eindruck, dass Sie von Ihren Vorgesetzten alles erhalten haben, was Sie für Ihren Erfolg brauchten?
  • Was hat Sie dazu gebracht, sich nach einer neuen Stelle umzusehen?
  • Gibt es etwas, das wir hätten tun können, sodass Sie auf die Kündigung verzichtet hätten?
  • Welche Vorschläge oder welches Feedback haben Sie für unser Unternehmen?

2. Abschlussumfragen durchführen

Die Idee hinter einer Abschlussumfrage ist ähnlich wie beim Abschlussgespräch: Es geht darum, von scheidenden Mitarbeitenden ehrliches Feedback zu ihren Erfahrungen im Unternehmen und mit der Unternehmenskultur zu erhalten.

Wir empfehlen, sowohl ein Gespräch als auch eine Umfrage durchzuführen, doch falls eine Person nicht an einem Gespräch teilnehmen möchte, ist eine Umfrage ein guter Ersatz. Außerdem sind Umfragen für die spätere Dokumentation zuverlässiger, da die Antworten nicht durch die Interpretation der Person, die das Gespräch durchführt, verzerrt werden können.

Neben den oben für das Gespräch genannten Fragen empfiehlt es sich, in der Umfrage weitere Fragen zu verschiedenen Aspekten des Mitarbeitererlebnisses und den Gründen für die Kündigung einzubeziehen. Relevant ist etwa Feedback zur Rolle und den Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden, zu ihren Vorgesetzten und Teammitgliedern, zur Unternehmenskultur und zu ihrem Gehalt und anderen Vorteilen.

Umfragesoftware macht es leicht, Abschlussumfragen durchzuführen. Einige Tools analysieren die Ergebnisse automatisch, sodass einfacher Muster in den Kündigungsgründen gefunden werden können.

3. Mit Software zur Personalanalyse Daten zum Arbeitskräfteabgang genau analysieren

Personalanalysesoftware umfasst Business-Intelligence-Tools, mit denen Personalverantwortliche wichtige Erkenntnisse aus ihren Daten gewinnen und bessere, datengestützte Entscheidungen zum Personal treffen können.

Die Tools helfen, Daten im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterabgang zu erfassen, etwa die allgemeine Fluktuationsrate, freiwillige und nicht freiwillige Kündigungen, die durchschnittliche Zeit, die Mitarbeitende im Unternehmen bleiben, und die Verbleibquote.

So müssen Teams die Analysen nicht manuell durchführen und können sich darauf konzentrieren, auf Basis der erhaltenen Informationen Entscheidungen zu treffen.

Mitarbeiterfluktuation in BambooHR
Dashboard mit Fluktuationsdaten in BambooHR (Quelle)

Kleinere Unternehmen mit weniger als 500 Angestellten benötigen vermutlich keine Personalanalysesoftware. Hier reicht ein einfaches Berichtstool, um Kennzahlen wie die durchschnittliche Fluktuationsrate oder die Verbleibquote zu erfassen.

Eine Reaktionsstrategie entwickeln, die Fluktuationsursachen im Unternehmen direkt angeht

Durch die Umsetzung der obigen Strategien können Unternehmen Hinweise darauf gewinnen, in welchen Bereichen sie die Unternehmenskultur und das Mitarbeitererlebnis verbessern könnten. Als Nächstes gilt es, Strategien zu entwickeln, um auf diese neuen Erkenntnisse zu reagieren.

Die folgenden Maßnahmen können sinnvoll sein, um Mitarbeitende künftiger stärker an das Unternehmen zu binden. Jede Maßnahme geht einen anderen Fluktuationsgrund an und die Strategie sollte entsprechend an die im Unternehmen vorherrschenden Gründe angepasst werden.

1. Vorteile und Angebote für Mitarbeitende verbessern

Wenn Angestellte zu Unternehmen mit besseren Vorteilen und Vergünstigungen wechseln, lohnt es sich, das eigene Angebot genauer unter die Lupe zu nehmen.

Dabei sind besonders die folgenden Bereiche relevant:

  • Unterstützung für die psychische Gesundheit: In diesen Bereich fallen Unterstützungsprogramme für Angestellte und Burnout-Präventionsprogramme ebenso wie Schulungen für den Umgang mit Stress und die einfache Möglichkeit, Tage freizunehmen, wenn jemand aus psychischen Gründen oder aufgrund von Stress eine Pause braucht.
  • Elternzeit und Kinderbetreuung: Wenn Unternehmen Eltern nicht die nötige Flexibilität und Unterstützung bieten, um Beruf und Familie gut vereinbaren zu können, ist es nicht verwunderlich, wenn diese Personen sich nach einer anderen Arbeitsstelle umsehen.
  • Flexible Arbeitszeiten und -umgebungen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, mindestens einen Teil der Woche im Homeoffice zu verbringen, sind durch die COVID-19-Pandemie in vielen Unternehmen bereits zur Normalität geworden – und die meisten Angestellten möchten diese Möglichkeiten nicht wieder aufgeben.

2. Das Gehalt auf ein mindestens marktübliches Niveau angeben

Personalabteilungen sollten idealerweise mindestens einmal jährlich das marktübliche Gehalt für unterschiedliche Stellen recherchieren. Wenn das Gehalt einer Person schon lange Zeit nicht mehr angepasst wurde, empfiehlt sich eine Gehaltserhöhung.

Als Erstes sollte dies in Abteilungen geschehen, in denen Mitarbeitende kündigen, um besser bezahlte Stellen anzunehmen. Auf Websites wie Glassdoor finden sich Informationen zu den Durchschnittsgehältern in verschiedenen Jobs und Branchen.

Tipp: In einigen Softwaretools zur Personalverwaltung können Gehaltsinformationen per Umfrage erfasst werden, sodass sich die im eigenen Unternehmen gezahlten Gehälter leichter mit dem Marktdurchschnitt vergleichen lassen.
Gehaltsbericht für verschiedene Positionen mit marktüblichem Gehalt in PayScale
Gehaltsbericht für verschiedene Positionen mit marktüblichem Gehalt in PayScale (Quelle)

3. Verbesserungsbedürftige Bereiche des Mitarbeitererlebnisses angehen

Wenn das Arbeitsumfeld oder die Unternehmenskultur der Grund für die Abwanderung von Angestellten sind, sind Veränderungen in diesen Bereichen besonders wichtig. Die Erkenntnisse aus den durchgeführten Gesprächen und Umfragen zeigen, wo Dinge im Argen liegen. Eventuell zeigt sich, dass zusätzliche Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten, ein Mentoringprogramm oder eine Initiative zur Mitarbeiteranerkennung sinnvoll sind.

Falls es Probleme mit Belästigung, Mobbing oder unangemessenem Verhalten gibt, dürfen diese auf keinen Fall ignoriert werden. Die betroffene Person sollte gefragt werden, ob sie eine formelle Beschwerde einreichen möchte. Gegenüber der verantwortlichen Person sollten angemessene Maßnahmen ergriffen werden. Ebenfalls empfehlenswert sind Schulungen, die Angestellte empowern, unangemessene oder ungerechte Behandlung zu melden.

Im Internet finden sich zahlreiche Kurse zu Themen wie Konfliktbewältigung, Mobbing und ungerechter Behandlung am Arbeitsplatz.

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Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über die Autoren

Ines Bahr ist Senior Content-Analystin mit fast zehn Jahren Erfahrung im Bereich Content-Marketing und Technologietrends auf dem deutschen Markt. ​​Ihre Forschung zeigt Markttrends auf, die es Unternehmen ermöglichen, innovativ zu sein und mit ihrer Konkurrenz Schritt zu halten. Sie ist Expertin darin, kleinen und mittleren Unternehmen dabei zu helfen, die richtige Software für ihre Bedürfnisse zu finden. Auf dem YouTube-Kanal von Software Advice stellt sie Tool-Listen vor, die für deutsche Unternehmen wichtig sind. Ihre Schwerpunkte sind Personalwesen, Cybersicherheit und Digitalisierungsstrategien. Ihre Digitalisierungstipps basieren auf mehr als 30 Studien, die sie für den deutschen und andere Märkte auf der ganzen Welt durchgeführt hat. Ihre Softwareempfehlungen basieren auf der Analyse von Nutzerbewertungen auf Software Advice (insgesamt mehr als 2 Millionen) und folgen einer präzisen Auswahlmethodik. Ines Forschungsarbeiten wurden in mehreren renommierten Publikationen veröffentlicht, darunter Spiegel, Heise, t3n, FAZ, Business Insider, Tagesspiegel, Focus, und Handelsblatt. Darüber hinaus hat sie als Speakerin an Veranstaltungen teilgenommen, Podcasts produziert und mehrere Interviews gegeben, beispielsweise für die Digital Bash-Veranstaltung und den Zielgruppengerecht-Podcast.

Ines Bahr ist Senior Content-Analystin mit fast zehn Jahren Erfahrung im Bereich Content-Marketing und Technologietrends auf dem deutschen Markt. ​​Ihre Forschung zeigt Markttrends auf, die es Unternehmen ermöglichen, innovativ zu sein und mit ihrer Konkurrenz Schritt zu halten. Sie ist Expertin darin, kleinen und mittleren Unternehmen dabei zu helfen, die richtige Software für ihre Bedürfnisse zu finden. Auf dem YouTube-Kanal von Software Advice stellt sie Tool-Listen vor, die für deutsche Unternehmen wichtig sind. Ihre Schwerpunkte sind Personalwesen, Cybersicherheit und Digitalisierungsstrategien. Ihre Digitalisierungstipps basieren auf mehr als 30 Studien, die sie für den deutschen und andere Märkte auf der ganzen Welt durchgeführt hat. Ihre Softwareempfehlungen basieren auf der Analyse von Nutzerbewertungen auf Software Advice (insgesamt mehr als 2 Millionen) und folgen einer präzisen Auswahlmethodik. Ines Forschungsarbeiten wurden in mehreren renommierten Publikationen veröffentlicht, darunter Spiegel, Heise, t3n, FAZ, Business Insider, Tagesspiegel, Focus, und Handelsblatt. Darüber hinaus hat sie als Speakerin an Veranstaltungen teilgenommen, Podcasts produziert und mehrere Interviews gegeben, beispielsweise für die Digital Bash-Veranstaltung und den Zielgruppengerecht-Podcast.


Sierra ist eine leitende Autorin für Software Advice.

Sierra ist eine leitende Autorin für Software Advice.