Wie wichtig Backups sind, ist mittlerweile Allgemeinwissen. Wie können KMU ein Backup erstellen, was ist professionelle Backup-Software genau und wie können KMU von ihr profitieren, um ihre Daten sicher und effektiv zu verwalten?

Software aller Arten ist heutzutage ein fester Bestandteil unseres Alltags. Wir können uns unsere Leben kaum ohne sie vorstellen und nutzen sie privat wie beruflich, ohne groß darüber nachzudenken. Bei all den Daten, die wir Softwaretools anvertrauen, ist es enorm wichtig, dass sie gleichermaßen zuverlässig und sicher ist. Doch fast alle von uns haben schon mal erlebt, dass Software oder Hardware uns im Stich lässt und unsere kostbaren Daten durch einen Systemabsturz, beschädigte Dateien, den Diebstahl einer Festplatte oder eine schlechte Internetverbindung verloren gehen. Hier kommt Backup-Software ins Spiel. Doch worum handelt es sich dabei eigentlich genau? 

Was ist professionelle Backup-Software und wie funktioniert sie?

Backup-Software (auch als Software für die Sicherung und Wiederherstellung bezeichnet) sichert gespeicherte Daten auf Datenträgern, Festplatten usw., sodass sie bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Sie kann auch Funktionen umfassen, die sich speziell auf den Wiederherstellungsprozess, die Verwaltung von Multimediadaten (Bildern und Videos) oder das Überwachen doppelter Dateien konzentrieren.

Einfach gesagt erstellt Backup-Software eine exakte Kopie von Computerdateien. Im Falle von Dateibeschädigungen, unbeabsichtigten Verlusten oder auch Vorfällen wie Bränden oder Naturkatastrophen hilft sie den Nutzern, die Dateien wiederherzustellen. Üblicherweise wird professionelle Backup-Software auf Computern, elektronischen Geräten und Systemen installiert und kopiert die Daten auf externe Quellen wie Laufwerke, Server, Rechenzentren oder in die Cloud.

Backup-Software bietet üblicherweise zwei Modi: automatisch und manuell. Im automatischen Modus startet der Sicherungsvorgang zu einem vom Nutzer festgelegten Zeitpunkt. Das Programm beginnt mit der Sicherung (ggf. nach Nachfrage beim Nutzer) und der Nutzer muss eingreifen, falls er den Backup-Prozess stoppen möchte. Im manuellen Modus muss der Nutzer die Dateien manuell bei Bedarf sichern.

Was ist die 3-2-1-Backup-Strategie?

Die 3-2-1-Backup-Regel gilt heute als goldene Regel jeder Datensicherungsstrategie und wird von Regierungsbehörden, Sicherheitsfachkräften und Unternehmen gleichermaßen angewendet. Sie schützt sowohl vor versehentlichen Datenverlusten als auch bei vorsätzlichen Bedrohungen wie Ransomware und Datensicherheitsverletzungen und macht die Sicherung und Wiederherstellung so zuverlässig wie möglich.

Professionelle Backup-Software - Was sind die Vorteile?

Backup-Software bietet kleinen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Wir zeigen auf, wie Unternehmen sie für sich nutzen können.

Planung und Automatisierung

Die zeitliche Planung und die Automatisierung von Backups gehen Hand in Hand. Automatisierte Systeme zum Backuperstellen sparen IT-Abteilungen Zeit und Mühe. Sie sorgen dafür, dass Backups kontinuierlich erstellt werden und immer ein aktuelles Backup verfügbar ist. Die meisten Backup-Programme bieten die Option, die Festplatte täglich, wöchentlich oder monatlich nach neuen und aktualisierten Daten zu durchsuchen und diese automatisch zu sichern. 

Mehr Datensicherheit 

Einer der wichtigsten Faktoren, auf den KMU bei der Auswahl von professioneller Backup-Software achten sollten, ist ihre Sicherheit. Backup-Software bietet nicht nur eine Umgebung für die sichere Speicherung von Daten, sondern auch eine Wiederherstellungsplattform, falls Systeme, Netzwerke oder Server einmal von Malware beschädigt werden. Besonders wichtig ist das für Unternehmen und Einrichtungen, die mit sensiblen Daten umgehen, etwa im Gesundheitsbereich. 

Oft bieten die Softwarelösungen auch Funktionen wie Passwortschutz und Verschlüsselung, um die Daten vor Missbrauch zu schützen. Dazu kommt bei manchen cloudbasierten Backup-Lösungen die Option, die Daten sicher über das Internet zu übertragen und in verschlüsselter Form auf einem Remote-Dateiserver zu speichern. So werden die Daten außerhalb der eigenen Bürogebäude gespeichert und bleiben bei Bränden, Einbrüchen oder Naturkatastrophen unversehrt. 

Bessere Skalierbarkeit

Je stärker Unternehmen wachsen, desto sinnvoller wird es für sie, Software zur Verwaltung ihrer Infrastruktur einzusetzen. Viele traditionelle Datenspeicherungstechniken unterstützen jedoch nur die Speicherung bestimmter Datenmengen. Moderne cloudbasierte Speichersoftware kann sich dem wachsenden Datenspeicherbedarf von Unternehmen anpassen und eine skalierbare Umgebung bieten, in der Software so viele Daten umfassen kann wie nötig.

Professionelle Backup-Software - Herausforderungen bei der Nutzung

Backup-Software gehört für Unternehmen zu den wichtigsten Softwarelösungen, die sie anschaffen sollten. Dabei können allerdings auch Herausforderungen entstehen, vor allem bezüglich der folgenden zwei Punkte:

Zeit 

Je nachdem, welche Menge an Daten gesichert werden muss, können Backups sehr zeitaufwendig sein. Oft dürfen Server nicht anderweitig verwendet werden, während ein Backup läuft, damit die Dateien nicht beschädigt werden. Dies kann zu Verzögerungen im Unternehmensbetrieb führen.

Kosten

Für Unternehmen, die nur über geringe Datenmengen verfügen, können Online-Backups kostengünstig sein. Für Unternehmen mit einem großen Volumen an zu speichernden Daten können sich diese Kosten jedoch schnell aufsummieren, da sie entweder mehr Cloud-Speicherplatz oder mehr physische Sicherungsgeräte erwerben müssen. Unter Umständen kann die Investition in professionelle Backup-Software – so wichtig sie auch ist – daher für KMU ziemlich kostspielig werden.

Fazit

Für die meisten modernen Unternehmen sind Daten ein zentraler Bestandteil ihrer Arbeit und der Verlust dieser Daten – oder auch nur zeitweise eingeschränkter Zugriff – bedeutet schnell ein ernsthaftes Problem, vor allem wenn ein Hackerangriff oder andere Sicherheitsverletzungen die Ursache sind. Die Gesamtkosten einer Datenschutzverletzung können sich besonders in großen Unternehmen auf mehrere Millionen Euro belaufen und zwingen kleine Unternehmen schlimmstenfalls zur Geschäftsaufgabe. Das Risiko von Cyberangriffen ist hoch: Ransomware-Angriffe treffen in Deutschland besonders häufig kleine Unternehmen – und Deutschland liegt bei Ransomware-Angriffen weltweit auf Platz 5. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen jeder Größe ein robustes Backup erstellen, um wenigstens einen Teil der Auswirkungen von Angriffen abzufedern. 

Die Auswahl an professioneller Backup-Software ist groß und die Lösungen unterscheiden sich teils deutlich im Funktionsumfang. Nicht jede Software passt zu den Anforderungen jedes Unternehmens. Daher lohnt es sich, mit einem systematischen Vergleich zu ermitteln, welche Software die benötigten Funktionen zu einem guten Preis anbietet.